Véhicule de fonction : l’essentiel à connaître juridiquement et comptablement

21 août 2024

Contrairement au véhicule de service, la voiture de fonction offre au salarié la possibilité de l’utiliser à la fois pour ses déplacements professionnels et personnels. Cette utilisation à titre privé constitue un avantage en nature, un élément de rémunération soumis à des obligations fiscales et contractuelles spécifiques.

Utilisation d’une voiture de fonction : qui paie les amendes ?

Lorsque le salarié commet une infraction au Code de la route avec une voiture de fonction, la contravention est initialement adressée au titulaire de la carte grise, c’est-à-dire l’employeur si ce dernier est propriétaire du véhicule, ou le loueur si la voiture est louée. Avec l’article L121-6 du Code de la route, l’employeur est tenu de communiquer l’identité du salarié responsable de l’infraction. En cas de manquement à cette obligation, l’employeur s’expose à une amende de 750 €.

2 situations se présentent :

• Si l’employeur désigne le salarié responsable, ce dernier est alors redevable du paiement de l’amende et subit éventuellement un retrait de points sur son permis de conduire.
• Si l’employeur refuse de désigner le conducteur, l’entreprise est tenue de payer l’amende initiale ainsi que l’amende de 750 € pour non-communication de l’identité du salarié. Dans ce cas, aucun retrait de points ne peut être effectué, et l’employeur n’a pas le droit de retenir cette somme sur le salaire du salarié.

Accident avec un véhicule de fonction : qui prend en charge les frais ?

L’assurance attachée à la voiture de fonction est souscrite par l’entreprise ou par le loueur, et couvre les accidents, quelle que soit la responsabilité du conducteur. En cas d’accident, c’est donc l’assureur du véhicule qui prend en charge les frais liés à l’incident, qu’il s’agisse d’un accident fautif ou non.

L’entreprise doit également assumer les coûts liés à la franchise, sauf si l’accident résulte d’une faute lourde du salarié. Par ailleurs, sauf en cas de faute grave, un employeur ne peut licencier un salarié en se basant uniquement sur la survenance de l’accident.

La voiture de fonction : un avantage en nature à ne pas sous-estimer

L’utilisation d’une voiture de fonction à des fins personnelles est juridiquement considérée comme un avantage en nature, ce qui entraîne plusieurs conséquences importantes :

• La suppression du véhicule de fonction entraîne obligatoirement une modification du contrat de travail du salarié. Cette modification ne peut être imposée par l’employeur sans l’accord du salarié. En cas de consentement, l’employeur doit compenser la suppression du véhicule par une revalorisation du salaire.
• Le salarié doit déclarer cet avantage en nature et payer des charges sociales en conséquence. L’évaluation de cet avantage dépend de l’ancienneté du véhicule et peut se faire selon un forfait ou au réel.

Il est important de noter que si le véhicule de fonction est restitué pendant les week-ends et les congés, sa mise à disposition ne constitue pas un avantage en nature. De même, un véhicule de fonction utilitaire n’est pas considéré comme un avantage en nature.

Géolocalisation du véhicule de fonction : attention au respect de la vie privée du salarié

L’employeur a le droit d’équiper une voiture de fonction d’un dispositif de géolocalisation, mais cela doit être justifié par la nature du travail du salarié. En outre, l’employeur doit se conformer aux obligations légales imposées par la CNIL, notamment en informant le salarié de la mise en place du dispositif.

La CNIL recommande également de désactiver le système de géolocalisation en dehors des heures de travail, afin de respecter la vie privée du salarié. Cette mesure vise à éviter tout abus dans l’utilisation de ces technologies, garantissant ainsi un équilibre entre les besoins de l’entreprise et les droits du salarié.

En somme, la gestion d’une voiture de fonction ne se limite pas à son attribution, mais englobe un ensemble de règles et de responsabilités que l’employeur se doit de respecter pour éviter tout litige. De la gestion des amendes à l’utilisation de la géolocalisation, chaque aspect doit être traité avec la plus grande rigueur.