Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quelles transactions sont concernées ?
27 avril 2024
La réforme imposant la facture électronique pour les entreprises françaises dès 2026 marque une évolution importante des pratiques comptables.
Voici l’essentiel à comprendre pour les dirigeants: qu’est-ce qu’une facture électronique, quelles sont les opérations concernées, les exigences de conformité et les implications pratiques.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Contrairement à une facture simplement dématérialisée, qui résulte de la numérisation d’une facture papier, la facture électronique est conçue, émise, transmise, reçue et conservée exclusivement sous format numérique, dans le respect des réglementations en vigueur. Elle est juridiquement considérée comme l’original.
Pour être valide, son contenu doit inclure les mentions obligatoires suivantes, identiques à celles d’une facture papier :
- la date d’émission ;
- le numéro unique de la facture ;
- les identités de l’émetteur et du destinataire (raison sociale, adresse, numéro SIRET, etc.) ;
- la désignation précise des produits ou services concernés ;
- les quantités et prix unitaires ;
- les taux et montants de la TVA ;
- la date de réalisation de la prestation ou de la vente ;
- les montants hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC), ainsi que les pénalités applicables en cas de retard de paiement.
Quelles transactions sont concernées par la facture électronique ?
La facturation électronique s’appliquera à toutes les opérations commerciales de biens et services effectuées entre entreprises assujetties à la TVA en France, dans le cadre de transactions dites domestiques. Ces opérations, relevant du modèle « business to business » (B2B), incluent :
- les livraisons de biens ou prestations de services effectuées en France, sauf exonérations spécifiques ;
- les acomptes liés à ces transactions ;
- les ventes aux enchères de biens d’occasion, d’œuvres d’art, ou d’objets de collection réalisées entre professionnels.
Cependant, certaines opérations ne sont pas concernées par cette obligation, notamment :
- les prestations exonérées de TVA (comme celles du domaine médical ou de l’enseignement, régies par les articles 261 à 261 E du CGI) ;
- les opérations immobilières ;
- les activités des associations à but non lucratif ;
- les services financiers, bancaires, d’assurance et de réassurance.
Il est donc essentiel pour chaque entreprise de vérifier si ses activités relèvent ou non de cette obligation.
Garantir la validité de la facture électronique
Pour être juridiquement valide, une facture électronique doit respecter 3 critères principaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et sa lisibilité.
Ces exigences peuvent être satisfaites par :
- l’utilisation d’une signature électronique certifiée, délivrée par un organisme agréé ;
- une piste d’audit fiable permettant de relier la facture à la livraison ou à la prestation concernée ;
- des formats électroniques sécurisés et normés, tels que l’échange informatisé de données (EDI), les fichiers XML, ou encore les factures envoyées par e-mail en format PDF.
La loi n° 2000-23 du 13 mars 2000 reconnaît la valeur juridique d’un document électronique, lui conférant une valeur équivalente à celle d’un document papier.
Obligations de conservation
Les factures électroniques doivent être archivées pendant une durée de 6 ans pour les besoins fiscaux et 10 ans au titre des obligations commerciales. L’utilisation de solutions adaptées pour leur stockage sécurisé est donc impérative.
Pour se préparer à cette réforme, il est recommandé de consulter des experts en fiscalité et en comptabilité pour éviter tout risque d’erreur ou d’infraction.