Quels sont les éléments variables de paie ?
29 mai 2024
Définition des éléments variables de paie
Un élément variable de paie (EVP) est une donnée qui, de manière ponctuelle ou temporaire, influence le calcul du salaire.
Initialement, le contrat de travail établit les critères de rémunération du salarié mais lors de l’établissement de la paie, divers critères (comme les primes) doivent être mis à jour mensuellement pour ajuster le salaire à la situation actuelle.
Les EVP couvrent un champ plus large que les simples éléments de rémunération comme les primes ou les commissions. Tout événement RH spécifique survenu durant la période concernée, tel qu’une prise de congés, une formation ou un arrêt maladie, est considéré comme une variable de paie.
L’objectif de maîtrise des EVP est de disposer d’informations précises et complètes sur toutes les variations du personnel pour émettre des bulletins de paie exacts.
Composition du salaire
Le salaire se compose de 2 éléments principaux :
- Le salaire de base
- Les éléments variables de paie
Ces derniers peuvent varier selon le secteur d’activité, la convention collective ou les événements spécifiques d’une période de paie.
Les différentes catégories d’éléments variables de paie
Pour simplifier, on peut classer les EVP en 4 grandes catégories :
- Variables liées au temps de travail : cela inclut les heures complémentaires pour les temps partiels, les heures supplémentaires pour les temps complets, les majorations pour le travail le dimanche et les jours fériés, ainsi que les régimes d’équivalence et les périodes d’astreinte.
- Variables en fonction des absences : cela concerne les congés payés, les arrêts maladie, les accidents du travail, les congés de formation et les périodes d’activité partielle.
- Variables liées aux primes : les primes varient selon le secteur et la convention collective. Elles peuvent être exceptionnelles, conventionnelles, d’usage, liées aux ventes ou de fin d’année.
- Avantages salariaux : cela regroupe les avantages en nature ou en espèces tels que les tickets restaurant, les véhicules de fonction, le logement de fonction et le remboursement des frais professionnels. Il faut aussi considérer les acomptes et les avances sur salaire.
Pour une gestion efficace, il est conseillé d’utiliser une fiche navette centralisant toutes les informations, et pourquoi pas, à défaut d’un logiciel de paie qui prend ceci en charge, un tableau Excel des EVP pour ne rien oublier.
Collecte des informations de paie
La collecte fiable des informations est cruciale. Aujourd’hui, l’informatisation facilite la transmission des données, souvent via email ou des systèmes de gestion électronique documentaire. Cependant, cela peut nécessiter une ressaisie des données dans l’outil de gestion de la paie, augmentant le risque d’erreurs. Un outil de gestion des variables de paie peut simplifier ce processus en centralisant les informations administratives, les absences, les temps et activités, ainsi que les notes de frais.
Collecte des informations de paie
La collecte fiable des informations est cruciale. Aujourd’hui, l’informatisation facilite la transmission des données, souvent via email ou des systèmes de gestion électronique documentaire. Cependant, cela peut nécessiter une ressaisie des données dans l’outil de gestion de la paie, augmentant le risque d’erreurs. Un outil de gestion des variables de paie peut simplifier ce processus en centralisant les informations administratives, les absences, les temps et activités, ainsi que les notes de frais.
Validation des informations collectées
C’est le gestionnaire de paie qui est en charge de la vérification que les EVP ont bien été transmises par les salariés chaque mois. Son rôle est de valider ces EVP : soit en s’assurant qu’il dispose bien des justificatifs (par exemple, les notes de frais ou les certificats médicaux), soit en demandant une validation de la hiérarchie (pour les jours travaillés, par exemple).
Respect du RGPD dans le traitement des EVP
Il est important de respecter le RGPD lors de la transmission des données personnelles, souvent par email. Pour sécuriser ces échanges, l’utilisation d’un logiciel dédié à la gestion des EVP est recommandée.
Rôle des logiciels de paie
Les logiciels de paie automatisent la collecte des données et l’édition des bulletins de salaire, simplifiant et organisant la gestion des EVP. Ils permettent de classer les EVP par catégorie et de saisir directement les informations dans le logiciel.
Saisie des éléments variables
La saisie des EVP est une étape clé, nécessitant d’identifier, collecter et saisir les informations dans le logiciel de paie pour une gestion précise et sans erreur.
Calcul des EVP
Le calcul des EVP repose sur l’identification et la quantification de chaque élément, associé à un taux ou une valeur unitaire, et se fait par multiplication ou addition. Des règles spécifiques peuvent s’appliquer, telles que des plafonds légaux ou des conditions définies par l’entreprise ou la convention collective.
Ne pas oublier la vérification de la paie
Logiquement, les EVP sont un des aspects de la paie qui sont les plus sujets à des erreurs. En vérifiant la conformité de votre paie, vous saurez exactement si il y a des erreurs dans les éléments variables de paie et vous pourrez ainsi les corriger pour éviter les ennuis.