Obligations/formalités à réaliser tous les 2, 3 ou 4 ans pour les entreprises

10 mars 2024

Outre les obligations mensuelles, trimestrielles et annuelles, les entreprises ont des formalités et obligations biennales, triennales, quadriennales (à effectuer tous les 2, 3 ou 4 ans). Ces obligations concernent principalement la gestion des ressources humaines, le dialogue social et la conformité aux réglementations en vigueur.

Quelles sont-elles exactement ?

Entretiens professionnels : une obligation importante

Tout employeur doit organiser un entretien professionnel pour chaque salarié tous les 2 ans. Ce rendez-vous, distinct de l’entretien annuel d’évaluation, vise à faire le point sur les perspectives d’évolution du salarié et les formations dont il pourrait bénéficier. L’entretien doit être programmé à partir de la date d’embauche, puis tous les 2 ans par la suite.

Certains événements obligent également à la tenue d’un entretien professionnel, notamment un congé de maternité, un congé parental, un arrêt longue durée pour maladie ou un congé sabbatique.

Tous les six ans, cet entretien professionnel doit être complété par un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. L’employeur doit s’assurer que le salarié a bénéficié au minimum de 2 actions de formation et a connu une progression (professionnelle ou salariale) au sein de l’entreprise. À défaut, des sanctions financières peuvent être appliquées, notamment dans les entreprises de plus de 50 salariés, où l’employeur peut être contraint d’abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié concerné.

Négociations obligatoires : des échéances à anticiper

Dans les entreprises où un délégué syndical est présent, des négociations collectives doivent être organisées périodiquement. Elles portent notamment sur la rémunération (salaires effectifs, partage de la valeur ajoutée), le temps de travail, ainsi que sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail. Un accord collectif peut fixer une fréquence différente, mais en l’absence d’accord, ces négociations doivent avoir lieu au moins tous les quatre ans. Sans accord, elles reviennent à une périodicité annuelle sous forme de négociations annuelles obligatoires (NAO).

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, une négociation spécifique sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) est également requise au moins tous les quatre ans, sauf si un accord collectif prévoit un délai plus court. À défaut d’accord, cette négociation doit se tenir tous les 3 ans.

Elections du comité social et économique (CSE) : un passage obligé

Dès lors qu’une entreprise atteint le seuil de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, elle est tenue d’organiser les élections professionnelles permettant de désigner les membres du comité social et économique (CSE). Le mandat des élus est en principe de 4 ans, sauf si un accord collectif prévoit une durée plus courte (minimum 2 ans). Ainsi, en règle générale, ces élections doivent être organisées tous les quatre ans.

Ne pas organiser les élections du CSE peut entraîner de lourdes sanctions, notamment des amendes et la suspension de certaines décisions en l’absence d’instances représentatives du personnel.

Autres échéances régulières pour les employeurs et les RH

• Mise à jour de la BDESE : La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) doit être régulièrement actualisée. Elle constitue le socle d’information pour les consultations obligatoires du CSE et doit contenir l’ensemble des informations relatives à la situation économique et sociale de l’entreprise.
• Revalorisation des salaires : L’employeur doit s’assurer que la rémunération des salariés reste conforme aux minima en vigueur. Toute baisse du SMIC ou des grilles conventionnelles impose une mise à jour immédiate des salaires concernés. Le non-respect de cette obligation expose l’entreprise à des rappels de salaire et des sanctions.
• Consultations ponctuelles du CSE : Le CSE doit être consulté avant toute décision affectant l’organisation et la gestion de l’entreprise. Cette consultation est obligatoire en cas de licenciement économique, de licenciement d’un salarié protégé, de reclassement d’un salarié inapte, ou encore lors de la modification du règlement intérieur.

Respecter ces obligations est un enjeu de conformité et de gestion sociale

Ces obligations, bien qu’administrativement contraignantes, sont essentielles pour garantir une gestion conforme des ressources humaines et éviter tout risque juridique. Le non-respect de ces échéances peut entraîner des sanctions financières, des litiges prud’homaux et des blocages sociaux. Une anticipation rigoureuse de ces échéances et une vérification de la conformité permet d’assurer la pérennité du dialogue social et d’optimiser la gestion des obligations légales en entreprise.