Obligations de l’employeur concernant les stages en entreprise

3 septembre 2024

Les stages en entreprise sont strictement encadrés par la loi afin de garantir les droits des stagiaires et de prévenir les abus.

Accueillir un stagiaire n’est pas à prendre à la légère. Voici quelles sont les obligations légales que doivent respecter les employeurs souhaitant accueillir des stagiaires.

Conditions générales d’accueil des stagiaires

Un employeur, qu’il appartienne au secteur privé, public ou associatif, peut accueillir des stagiaires dans le cadre d’un cursus de formation. Ces stages doivent impérativement être intégrés à un programme pédagogique et répondre à plusieurs critères :

• Le cursus doit prévoir un minimum de 200 heures d’enseignement annuel, dont au moins 50 heures en présentiel.
• Les stages hors cursus pédagogique sont strictement interdits.
• Les stages d’observation pour les mineurs de moins de 16 ans et ceux réalisés dans le cadre de la formation professionnelle sont soumis à d’autres réglementations.

Cadre légal et limites du recours aux stagiaires

Le stage a pour objectif de permettre au stagiaire d’acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation. Cependant, certaines pratiques sont interdites :

• Remplacement d’un salarié absent, licencié ou suspendu.
• Exécution de tâches correspondant à un emploi permanent.
• Réponse à un accroissement temporaire d’activité.
• Prise en charge d’un emploi saisonnier.
• Affectation à des tâches dangereuses pour la santé ou la sécurité.

Les employeurs doivent veiller à respecter ces restrictions pour éviter d’éventuelles sanctions.

Convention de stage obligatoire

Tout stage doit être formalisé par une convention tripartite signée par :

• Le stagiaire (ou son représentant légal s’il est mineur).
• L’établissement d’enseignement ou de formation.
• L’organisme d’accueil.

Cette convention doit préciser :

• Le programme et les objectifs pédagogiques du stage.
• Les missions confiées au stagiaire.
• Les dates et la durée hebdomadaire maximale du stage.
• Les conditions d’absence et de résiliation.
• La gratification prévue et les modalités de paiement.
• Les avantages accordés (repas, hébergement, remboursements).
• La couverture sociale et les obligations en matière d’assurance.
• Les règles de sécurité applicables et les modalités d’évaluation.

Limitation du nombre de stagiaires

Le nombre de stagiaires qu’un employeur peut accueillir dépend de la taille de son entreprise :

• Moins de 20 salariés : 3 stagiaires maximum en même temps.
• 20 salariés et plus : 15 % de l’effectif total, arrondi à l’entier supérieur.

Chaque tuteur ne peut superviser plus de 3 stagiaires simultanément.

Durée maximale des stages

La durée d’un stage est limitée à 6 mois par année d’enseignement et par organisme d’accueil. Cette durée est calculée sur la base :

• 7 heures de présence par jour.
• 22 jours par mois.

En cas d’embauche dans les 3 mois suivant le stage, la période de stage est déduite de la période d’essai et prise en compte pour l’ancienneté.

Gratification et avantages

Les stagiaires bénéficient d’une « gratification » obligatoire si la durée du stage dépasse 2 mois consécutifs ou 309 heures en discontinu. Le montant minimum est fixé à 4,35 euros par heure de présence effective, mais certaines conventions collectives peuvent prévoir un montant supérieur.

La gratification est versée mensuellement dès le premier jour du stage. Si son montant est inférieur à 4,35 euros de l’heure, elle est exonérée de cotisations sociales.

Les stagiaires peuvent également bénéficier :

• De titres-restaurant ou d’un accès au restaurant d’entreprise.
• Du remboursement partiel des frais de transport dans les mêmes conditions que les salariés.
• D’autorisations d’absence et de congés sous certaines conditions.

Responsabilités et sanctions

L’employeur doit inscrire les noms et prénoms des stagiaires dans une section spécifique du registre unique du personnel. Les inspecteurs du travail peuvent exiger une copie des conventions de stage pour vérification.

En cas de non-respect des obligations, l’employeur risque une amende administrative de 2 000 euros par stagiaire, pouvant aller jusqu’à 4 000 euros en cas de récidive dans l’année.

Accueillir un stagiaire est une opportunité pour l’entreprise et l’étudiant, mais cela impose des règles strictes pour garantir une expérience formatrice et non exploitative. Les employeurs doivent rester vigilants et s’assurer de respecter toutes les exigences légales sous peine de sanctions. Vérifiez la conformité de vos pratiques RH !