Numéro du contrat de travail et DSN
2 juillet 2024
Les déclarations sociales nominatives (DSN) sont incontournables dans la gestion des contrats de travail en France. Parmi les données essentielles à renseigner, le numéro de contrat se distingue par son rôle central dans l’identification des informations déclarées.
La fonction du numéro de contrat dans la DSN
Le numéro de contrat, attribué par l’employeur, n’est pas seulement un simple identifiant : il permet de relier les données entre plusieurs déclarations mensuelles successives. En cas de modification, la DSN impose de signaler tout changement via un bloc spécifique appelé « changement » (Voir le détail des rubriques DSN par bloc ici). Ainsi, la traçabilité des informations est garantie, ce qui permet de reconstituer un historique précis des déclarations en cas de besoin, notamment pour la production d’attestations employeur ou en cas d’événements comme une fin de contrat ou un arrêt de travail.
Règles à respecter pour le numéro de contrat
L’employeur est responsable de la création et de la gestion des numéros de contrat dans la DSN. Ces derniers doivent être uniques pour chaque contrat, surtout si un salarié a plusieurs contrats avec le même employeur. Une erreur dans l’attribution ou la déclaration de ce numéro peut compliquer la traçabilité des informations et rendre la reconstitution des historiques difficile.
Lorsqu’un changement de numéro de contrat est nécessaire, par exemple en cas de mutation d’un salarié sans rupture de contrat, il est obligatoire de déclarer l’ancien numéro de contrat dans la DSN afin d’assurer une continuité administrative. Le numéro précédent est alors renseigné dans le bloc « ancien numéro du contrat », accompagné des détails relatifs au transfert, comme le SIRET de l’ancien établissement d’affectation.
Attention aux exceptions : le cas IRCANTEC
La gestion des numéros de contrat dans la DSN est encore plus spécifique pour certains régimes, comme l’IRCANTEC. Dans ce cas particulier, des fiches de consignes complémentaires sont disponibles, indiquant les modalités spécifiques à respecter. Cela inclut notamment la déclaration des bases assujetties et la possibilité, dans certaines conditions, de ne pas renseigner le numéro de contrat lorsque les cotisations sont mutualisées pour un salarié possédant plusieurs contrats dans le même établissement.
Conséquences d’un manquement à propos du numéro de contrat
Oublier de renseigner ou mal renseigner un numéro de contrat peut avoir des répercussions importantes pour l’employeur. En plus de compliquer la production des déclarations DSN, cela peut nuire à la production des attestations requises par les organismes sociaux. Par exemple, sans un numéro de contrat correct, la DSN ne pourra pas fournir les informations nécessaires pour une attestation employeur ou une déclaration de fin de contrat.
En bref, la gestion du numéro de contrat de travail dans la DSN est une responsabilité essentielle pour l’employeur. Elle requiert une attention particulière afin d’éviter les erreurs qui pourraient impacter à la fois la gestion interne de l’entreprise et les relations avec les organismes sociaux.