Messagerie professionnelle : ce que l’employeur doit savoir sur l’utilisation et la surveillance

21 août 2024

En matière de surveillance de la messagerie professionnelle, les entreprises doivent se conformer à des règles strictes. Une décision connue sur ce sujet, de la Cour Européenne des Droits de l’Homme (CEDH) en 2017 a renforcé l’importance de ces règles. Un employé (roumain), licencié en 2007 pour avoir utilisé sa messagerie professionnelle à des fins personnelles, avait vu son licenciement confirmé par la CEDH en 2016. Cette dernière avait initialement estimé que l’employé n’avait pas respecté le règlement de l’entreprise. Cependant, en 2017, la CEDH a revu sa position en jugeant que l’employeur avait violé le droit à la vie privée de l’employé en surveillant ses communications sans l’en informer.

Ceci dit, en France, la situation est différente. En effet, cette décision, bien qu’importante sur le plan européen, n’a pas modifié les pratiques françaises, où la jurisprudence est claire : l’employeur doit respecter des procédures précises lorsqu’il souhaite surveiller la messagerie professionnelle de ses salariés.

Les règles de surveillance en France : ce que dit la jurisprudence

En France, la jurisprudence encadre strictement les conditions de surveillance de la messagerie professionnelle. L’employeur est tenu de consulter et d’informer les salariés ainsi que leurs représentants sur les méthodes qu’il envisage de mettre en place pour contrôler les courriels professionnels. Il doit, par ailleurs, déclarer ces mesures à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Cette déclaration inclut l’ensemble des outils utilisés, qu’il s’agisse de la mesure de la fréquence des courriels, de l’analyse des pièces jointes, des filtres anti-spams, des modalités d’archivage, ou encore de la durée de conservation des messages.

Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins personnelles : un usage toléré mais encadré

Il est admis qu’un salarié puisse utiliser sa messagerie professionnelle à des fins personnelles, mais cette utilisation doit rester modérée. La CNIL précise d’ailleurs que l’utilisation des outils informatiques à des fins non professionnelles, sur le lieu de travail, est généralement tolérée tant qu’elle reste raisonnable et qu’elle n’affecte ni la sécurité des réseaux ni la productivité de l’entreprise ou de l’administration concernée.

Pour distinguer clairement les courriels personnels des courriels professionnels, la CNIL recommande que les employés indiquent la mention « personnel » dans l’objet de leurs messages privés. Faute de cette mention, les courriels sont présumés être d’ordre professionnel et l’employeur peut y accéder librement.

Pour l’employeur, il est impératif de respecter les règles de transparence et de consultation lorsqu’il s’agit de la surveillance des communications électroniques de ses salariés. Toute atteinte non justifiée au droit à la vie privée peut non seulement être sanctionnée par la justice française, mais aussi faire l’objet d’une condamnation au niveau européen. En somme, bien que l’utilisation de la messagerie professionnelle à des fins personnelles soit tolérée, elle doit rester dans des limites raisonnables, et les règles de surveillance doivent être scrupuleusement respectées par les employeurs.