Les outils et solutions pour simplifier la conformité RH et paie
6 octobre 2023
La conformité RH et paie est un sujet complexe qui nécessite une attention constante. Les entreprises doivent être en mesure de se conformer à une variété de réglementations, qui changent très souvent.
Gérer les obligations légales et conventionnelles relatives au personnel va de pair avec un risque quasi permanent de non conformité RH et conséquences qui en découlent.
( Cobham Solutions vous propose Paie By Cobham pour vérifier la conformité de la paie dans votre société ainsi que RH by Cobham pour la conformité RH).
Le non-respect des réglementations RH et paie peut entraîner des sanctions financières et juridiques. Par exemple, les entreprises peuvent être condamnées à payer des amendes, des dommages-intérêts ou des frais d’avocat. Elles peuvent également faire face à des poursuites judiciaires, qui peuvent avoir un impact négatif sur leur réputation et leur rentabilité. Voir par exemple les risques pour une entreprise en cas de non-conformité d’un bulletin de paie.
Comment identifier et limiter les risques de non conformité RH ?
Certains outils et solutions peuvent aider les entreprises à :
- Identifier et comprendre les réglementations applicables
- Développer des politiques et des procédures conformes
- Surveiller la conformité
Quels outils et solutions pour la conformité RH et Paie ?
Il existe différents types d’outils et solutions qui peuvent aider les entreprises à simplifier la conformité RH et paie. Les principaux types d’outils et solutions sont :
- Les logiciels de gestion des ressources humaines (GRH)
Les logiciels de GRH offrent une variété de fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à gérer les processus RH, tels que la gestion des talents, la gestion des talents, la rémunération et la paie. Ces logiciels peuvent aider les entreprises à :
– Gérer les données des employés
– Suivre les performances des employés
– Développer des plans de développement des employés
– Gérer les processus de recrutement et de sélection
– Gérer les processus de rémunération et de paie
- Les logiciels de paie
Les logiciels de paie automatisent les processus de paie, tels que le calcul des salaires, la gestion des déductions fiscales et l’émission des fiches de paie. Ces logiciels peuvent aider les entreprises à :
- Calculer les salaires et les avantages sociaux
- Gérer les déductions fiscales
- Émettre des fiches de paie
- Gérer les congés payés
- Gérer les arrêts maladie
- Les solutions en ligne
Les solutions en ligne offrent une variété de fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à gérer les processus RH et paie. Ces solutions sont généralement accessibles via un navigateur Web et peuvent être utilisées sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Elles varient énormément en qualité selon la société qui est derrière. Très pratiques, elles sont cependant souvent entourées d’un flou technique en ce qui concerne le respect du RGPD (que ce soit au niveau des données personnelles, de leur anonymisation mais aussi des sous-traitants des traitements de données qu’induisent ces solutions) et des règles européennes en matière d’hébergement de données.
Tous ces systèmes offrent de nombreux avantages à leurs utilisateurs, à condition que ceux-ci soient formés et les utilisent vraiment
- Amélioration de la conformité
Ils peuvent aider les entreprises à se conformer aux réglementations RH et paie en automatisant les processus et en fournissant des fonctionnalités qui aident les entreprises à suivre les réglementations.
Par exemple, les logiciels de GRH peuvent aider les entreprises à identifier les employés qui sont protégés par les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi. Les logiciels de paie peuvent aider les entreprises à calculer les salaires et les avantages sociaux conformément aux textes nationaux et conventionnels.
- Gain de temps
Ils peuvent faire gagner du temps aux sociétés en automatisant les processus RH et paie. Cela peut libérer du temps aux employés RH pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que le développement des talents et la fidélisation des employés.
Par exemple, les logiciels de paie peuvent automatiser la génération de fiches de paie, la gestion des déductions fiscales et la gestion des congés payés. Cela peut libérer du temps aux employés RH pour se concentrer sur la résolution des problèmes complexes et la gestion des relations avec les employés.
- Réduction des coûts
Ils permettent aux entreprises de réduire les coûts en automatisant les processus RH et paie. Cela peut réduire les coûts de main-d’œuvre ou la sous-traitance mais attention car l’utilisation de l’ « informatique » peut avoir aussi l’effet inverse notamment quand elle devient un but et n’est plus un moyen ou quand la formation et la compréhension de l’utilité des outils sont des étapes qui ont été bâclées.
Alors que la théorie prévoit 1 euro de dépense en services pour 1 euro de logiciel ou solution en ligne, la réalité montre qu’on a plutôt 4 euros de dépenses pour 1 euro de logiciel. Remplacer à tout prix l’humain par des solutions logicielles est vraiment « à tout prix » parfois.
Exemples de logiciels et de solutions en ligne pour optimiser la conformité RH et paie:
- Logiciels de gestion des ressources humaines : ADP, Workday, SAP SuccessFactors
- Logiciels de paie : Sage, Cegid, ADP
- Solutions en ligne : PayFit, Gorilla, Payzen
- Solutions de vérification de la conformité paie et RH: Paie by Cobham, RH by Cobham