La gestion des contrats en DSN : obligations et structuration

11 janvier 2025

Le contrat est un élément central de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), jouant un rôle clé dans la relation entre un employeur et un individu. Il constitue le lien fondamental entre l’identité du salarié et sa rémunération, en intégrant toutes les caractéristiques nécessaires à l’exercice de la protection sociale.

La déclaration de ces données contractuelles en DSN est indispensable pour assurer la cohérence des droits sociaux des salariés et pour garantir une gestion efficace des obligations employeur.

La portée du contrat en DSN

En DSN, le terme « contrat » doit être compris au sens large. Il regroupe :

• Les contrats de travail (CDI, CDD, contrats spécifiques)
• Les conventions de stage
• Les mandats sociaux

La nature du contrat influence directement la transmission des informations aux organismes sociaux et leur prise en compte pour le calcul des droits. Elle doit être déclarée avec précision pour garantir l’exactitude des traitements de paie et la conformité aux obligations légales.

Les catégories de contrats

Chaque type de contrat peut se décliner en sous-catégories. Par exemple, les contrats de travail incluent :

• Le contrat à durée indéterminée (CDI)
• Le contrat à durée déterminée (CDD), nécessitant l’indication d’une date de fin prévisionnelle
• Le contrat intermittent
• Le contrat d’emploi pénitentiaire

Pour les CDD et contrats de mission, l’employeur doit préciser un motif de recours, justifiant la nécessité du contrat temporaire. Parmi les justifications acceptées :

• Remplacement d’un salarié absent
• Accroissement temporaire de l’activité
• Emploi saisonnier
• Contrat d’usage dans certains secteurs

Les dispositifs de politique publique et conventionnels doivent également être indiqués lorsqu’ils s’appliquent. Ces dispositifs permettent aux employeurs de bénéficier d’aides ou d’exonérations pour l’embauche de certains publics. Parmi les dispositifs concernés :

• Le Contrat Initiative Emploi (CUI)
• L’Emploi d’avenir secteur marchand
• Le Contrat de génération
• La Convention CIFRE pour la formation par la recherche
• Les stages de formation professionnelle

L’importance du numéro de contrat

Le numéro de contrat est un identifiant unique utilisé en DSN pour différencier plusieurs contrats débutant le même jour pour un même salarié. Il est indispensable pour assurer le suivi et le chaînage des données d’un mois à l’autre.

Dans certaines situations, ce numéro peut évoluer, notamment en cas de mutation du salarié ou de changement de logiciel de paie, nécessitant une renumérotation. Un suivi rigoureux est donc essentiel pour éviter des erreurs de déclaration.

Les données spécifiques du contrat

Chaque contrat doit inclure des éléments détaillés permettant de structurer la déclaration :

• Le libellé de l’emploi : fonction occupée au sein de l’entreprise
• Le code profession et catégorie socioprofessionnelle (PCS-ESE), basé sur la classification de l’INSEE
• Le code convention collective applicable, utile pour le calcul des cotisations sociales et l’affiliation aux régimes spécifiques
• La quotité de travail : exprimée en pourcentage ou en durée (heures, jours, forfait)

Un salarié est considéré à temps partiel si sa quotité de travail est inférieure à la durée de référence de sa catégorie. Dans certains cas, il peut choisir de cotiser comme s’il travaillait à temps plein pour améliorer ses droits à la retraite.

Les affiliations et régimes sociaux

Le contrat permet également d’identifier les régimes sociaux auxquels l’individu est affilié. Chaque salarié doit être rattaché à un régime de base pour les risques maladie, vieillesse et accidents du travail.

Exemples de régimes d’affiliation :

• Régime général (CNAM, CNAV)
• Régime agricole (MSA)
• Régime des industries électriques et gazières (CAMIEG, CNIEG)
• Régime des fonctionnaires (SRE, CNRACL)
• Régime des cultes (CAVIMAC)

Les contrats doivent aussi préciser le statut catégoriel du salarié pour l’affiliation aux régimes de retraite complémentaire. Cette information détermine les taux de cotisation et les droits futurs du salarié.

Les particularités des contrats selon les secteurs

Certains secteurs d’activité bénéficient de spécificités dans la déclaration des contrats en DSN :

Fonction publique

• L’indice brut détermine la position d’un agent public dans la grille indiciaire.
• L’indice majoré sert au calcul de la rémunération.
• La Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) accorde des points supplémentaires sous conditions.

Industries électriques et gazières (IEG) et SNCF

• Le coefficient hiérarchique et l’échelon influencent le calcul des rémunérations.
• Le code prime SNCF définit les bases de calcul de certaines rémunérations spécifiques.

Spectacle vivant et audiovisuel

• Numéro de label “prestataire de services du spectacle” : obligatoire pour les employeurs du spectacle vivant.
• Numéro de licence entrepreneur spectacle : concerne les structures organisant plus de sept représentations annuelles.

Marins et navigation

• Le genre de navigation (cabotage, long cours, pilotage) est précisé dans le contrat.
• L’identifiant du contrat d’engagement maritime est obligatoire pour assurer un suivi réglementaire.

Les implications administratives et fiscales

En plus des obligations sociales, le contrat en DSN comporte des éléments fiscaux et administratifs, tels que :

• Le taux de cotisation accident du travail, appliqué selon l’exposition aux risques professionnels.
• Le taux de déduction forfaitaire pour frais professionnels, qui peut être appliqué pour certaines professions.
• Les informations sur les travailleurs détachés ou expatriés, indispensables pour déterminer la protection sociale applicable.

Enfin, la déclaration en DSN intègre des éléments liés à l’emploi des travailleurs handicapés (BOETH) et aux aides publiques pour l’insertion professionnelle.

Pourquoi une déclaration rigoureuse en DSN est essentielle

L’exactitude des informations contractuelles dans la DSN est un impératif pour éviter les erreurs et les redressements. Une déclaration incorrecte ou incomplète peut entraîner :

• Des droits sociaux erronés pour les salariés (retraite, assurance chômage, prévoyance).
• Des redressements URSSAF en cas d’incohérence des données déclarées.
• Une perte d’aides financières pour les employeurs utilisant des dispositifs d’incitation à l’emploi.

La déclaration du contrat en DSN ne se limite pas à un simple formalisme administratif. Elle joue un rôle clé dans la gestion des droits sociaux, la conformité légale et l’optimisation des obligations employeur. Une transmission rigoureuse et exhaustive des données contractuelles est essentielle pour éviter tout contentieux et garantir un suivi social fiable.