La DSN pour les Nuls

7 novembre 2024

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est l’élément central pour la gestion des déclarations sociales en France.

Ceci dit, elle n’est pas simple à aborder et à comprendre pour les employeurs et chefs d’entreprises.

Outre tous nos articles détaillés sur le sujet, que vous trouverez dans la rubrique dédiée « DSN », voici une sorte de « guide » La DSN pour les NULS

Qu’est-ce que la DSN ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un système qui permet aux employeurs de transmettre de manière unique, mensuelle et dématérialisée les données issues de la paie ainsi que les signalements d’événements concernant les salariés.

Cette transmission s’adresse à divers organismes tels que la CPAM, l’URSSAF, l’AGIRC-ARRCO, les organismes complémentaires, Pôle Emploi, le Centre des impôts, et les caisses de régimes spéciaux. La DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis 2017 et est progressivement déployée dans le secteur public depuis 2022.

Pour les organismes complémentaires comme les assureurs, mutuelles et institutions de prévoyance, la DSN fournit toutes les informations nécessaires pour gérer les contrats de santé, de prévoyance et de retraite supplémentaire souscrits par les entreprises, calculer les cotisations associées et effectuer les paiements par prélèvement SEPA.

Avantages de la DSN

La DSN offre plusieurs avantages significatifs tant pour les entreprises que pour les salariés:

Pour les entreprises et les tiers-déclarants :

• Déclarations au rythme du cycle de paie  : La DSN permet de synchroniser les déclarations avec le cycle de paie de l’entreprise
• Réduction des erreurs  : L’absence de re-saisie des données réduit considérablement le risque d’erreurs.
• Maîtrise des données  : Les données proviennent d’une source unique, ce qui facilite leur maîtrise et leur gestion.

Pour les salariés :

• * Sécurisation des droits  : L’identification unique auprès de tous les organismes renforce la sécurisation des droits des salariés.
• * Confidentialité des données  : La DSN améliore la confidentialité des données en circulation.

Types de DSN

Il existe 2 principaux types de DSN, chacun ayant une fonction spécifique:

DSN événementielle

Utilisée pour déclarer des événements spécifiques liés à un salarié et à son contrat de travail. Les types de DSN événementielles incluent :
* Fin de contrat de travail.
* Arrêts de travail.
* Reprise suite à arrêt de travail.
* Il est impératif que les informations renseignées dans les DSN événementielles soient reprises dans la DSN mensuelle qui suit l’événement.

DSN mensuelle

Permet de déclarer et de régler les cotisations. Les échéances de transmission sont:
– Le 5 du mois M+1 midi pour les entreprises mensualisées.
– Le 15 du mois M+1 midi pour les autres entreprises.

Types de déclaration

Il y a 5 types de déclarations DSN.

• Déclaration normale
• Déclaration normale sans individu.
• Déclaration annule et remplace intégrale.
• Déclaration annule DSN mensuelle non concernée.
• Déclaration annule et remplace sans individu.

Modalités de transmission de la DSN

La DSN peut être transmise de 2 manières:

• Dépôt de fichier : Un fichier conforme à la norme en vigueur est déposé sur les sites net-entreprises.fr (voir ici comment s’y inscrire) ou jedeclare.com
• Application API : Une interface de programmation (API) permet une transmission directe entre le logiciel de paie et le système de dépôt des déclarations.
  

Après chaque transmission de DSN mensuelle, il est important de consulter le tableau de bord sur Net-entreprises pour examiner les retours d’informations des différents organismes concernés, notamment via le Compte Rendu Métier (CRM).

Fiche de paramétrage DSN

La fiche de paramétrage DSN permet de configurer correctement le logiciel de paie :

• Elle permet aux entreprises et aux tiers-déclarants de paramétrer leur logiciel de paie afin de produire une DSN conforme aux contrats de santé, de prévoyance et de retraite supplémentaire souscrits par l’entreprise.
• Retraite complémentaire Agirc-Arrco : Il n’existe pas de paramétrage spécifique pour la retraite complémentaire Agirc-Arrco.
• Importance d’un bon paramétrage : Un paramétrage correct garantit que la DSN est dirigée vers le bon organisme, que le Compte Rendu Métier (CRM) est validé, que la couverture complémentaire est correctement appliquée aux salariés, que les délais de traitement sont optimisés, que les paiements et régularisations des cotisations sont facilités, et que les relances inutiles sont évitées.
• Mise à jour de la fiche : Une nouvelle fiche de paramétrage est automatiquement mise à disposition sur Net-entreprises suite à un changement de contrat, une indexation des cotisations, ou une modification de la couverture du personnel.

Contrôle des DSN avec l’outil DSN FPOC : L’outil DSN-FPOC est mis à disposition gratuitement par les fédérations d’organismes complémentaires (CTIP, FA et FNMF). Il a pour objectif de contrôler les données DSN spécifiques à ces organismes. Il assure le contrôle des données au regard des fiches de paramétrage et de la norme DSN en vigueur.

Vous pouvez faire LIRE et CONTRÔLER votre DSN grâce à notre outil de lecture et de contrôle.

Compte Rendu Métier (CRM)

Le Compte Rendu Métier (CRM) est une sorte de rapport pour suivre l’intégration de la DSN :

Transmission et contenu : Un CRM est transmis dans les 48 heures suivant le dépôt d’une DSN mensuelle. Il informe le déclarant du résultat de l’intégration de sa DSN, en comparant les données reçues avec la fiche de paramétrage en vigueur.
Code retour global (RG) : Le CRM inclut un code retour global (RG) qui indique l’état de la DSN

• RG = 0: DSN acceptée
• RG = 1: DSN acceptée, avec des corrections à apporter
• RG = 2: DSN partiellement acceptée
• RG = 3: DSN non prise en compte.
  

Anomalies signalées : les anomalies signalées concernent souvent les références de contrat erronées, le code population incorrect ou absent, le type de base assujettie erroné, ou les cotisations établissement manquantes ou incorrectes.

Déclaration des cotisations santé et prévoyance

La déclaration des cotisations est structurée en blocs d’informations spécifiques (voir Blocs de la DSN et Détails des rubriques DSN par blocs) :

Cotisations nominatives :

Bloc 15 «Adhésion Prévoyance»: Contient les données relatives à l’adhésion de l’établissement à un contrat collectif. La DSN doit comporter autant de blocs 15 que de contrats collectifs souscrits (santé, prévoyance, retraite supplémentaire).

Bloc 70 « Affiliation Prévoyance » : Déclare l’affiliation de chaque salarié à un ou plusieurs contrats collectifs. Il doit y avoir autant de blocs 70 que de contrats auxquels le salarié est affilié.

Bloc 78 « Base assujettie », Bloc 79 « Composants de base assujettie » et Bloc 81 « Cotisation individuelle » : Renseignent les éléments de calcul de la cotisation pour chaque salarié affilié à un contrat.

Cotisations établissement :

Bloc 82 « Cotisations établissement » : Concerne les cotisations non rattachées à des salariés, calculées globalement au niveau de l’établissement ou de l’entreprise. Ces cotisations sont généralement non assurantielles, comme celles liées au paritarisme ou au dialogue social.

Importance de la distinction : Il est crucial de distinguer les cotisations nominatives et les cotisations établissement pour éviter de déséquilibrer le régime de santé et/ou de prévoyance. Cette distinction est mentionnée dans la fiche de paramétrage.

Déclaration des cotisations nominatives : Le bloc 70 est essentiel pour rattacher correctement les salariés aux contrats:

Rubriques importantes

• Code population de rattachement : Correspond à la catégorie de personnel du salarié. Ce code est obligatoire pour garantir une gestion rapide et de qualité.
• Identifiant technique Affiliation : Identifiant technique attribué par le logiciel de paie.
• Identifiant technique Adhésion : Permet de relier l’affiliation du salarié au contrat.

Conséquences d’un mauvais rattachement : Si un salarié n’est pas correctement rattaché à son contrat, il ne pourra pas bénéficier des prestations prévues comme la carte de tiers payant ou les remboursements de frais de santé.

Déclaration des cotisations établissement :

Le bloc 82 sert à déclarer le montant des cotisations de l’établissement lié à une adhésion Prévoyance ou Santé. Il doit comprendre la Valeur (montant de la cotisation), le Code de cotisation (nature des cotisations), les Dates de début et de fin de période de rattachement, et la Référence réglementaire ou contractuelle.

DSN annule et remplace

En cas d’erreur ou de modification à apporter après l’envoi d’une DSN normale, il est possible de déposer une DSN « annule et remplace ».

Délai : Cette DSN doit être déposée au plus tard la veille de l’échéance à minuit.

Prise en compte des modifications : Seule la DSN avec le numéro d’ordre le plus élevé sera traitée. Les cotisations et paiements présents dans la DSN « annule et remplace » remplaceront ceux de la DSN initiale.

Paramétrage : Pour que la DSN « annule et remplace » soit traitée correctement, il est impératif de paramétrer correctement le bloc Déclaration de la DSN, en particulier les rubriques « S20.G00.05.002 » et « S20.G00.05.004 ».

Numéro d’ordre : Le numéro d’ordre doit être remis à « 0 » à chaque début de mois déclaré.

Régularisations de cotisation  : Les régularisations de cotisations doivent être déclarées en référence à la période concernée par ces régularisations et non sur la période de déclaration en cours. Les périodes de rattachement renseignées dans les rubriques S21.G00.78.002 et S21.G00.78.003 doivent correspondre à la période de paie sur laquelle porte la régularisation de cotisation.

Paiement des cotisations

Le paiement des cotisations est géré via les blocs 20 et 55 de la DSN

Bloc 20 « Versement organisme de protection sociale » : Identifie un paiement et comprend des informations telles que l’identifiant de l’organisme de protection sociale, les références bancaires (BIC et IBAN), le montant du versement, les dates de début et de fin de période de rattachement, et le mode de paiement.

Bloc 55 « Composant de versement » : Ventile le montant du versement par contrat et par période. Les montants de ce bloc apparaissent sur le relevé de compte bancaire.

Mode de paiement : Plusieurs modes de paiement peuvent être déclarés, notamment le chèque, le virement, le prélèvement SEPA et le versement réalisé par un autre établissement. AG2R LA MONDIALE recommande le prélèvement SEPA pour une gestion simplifiée.

Périodicité de paiement : La périodicité de paiement est définie dans le contrat (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).

Déclaration d’informations sur le salarié.

La DSN permet de déclarer des événements importants concernant les salariés:

Rupture de contrat : En cas de rupture de contrat, il est nécessaire d’alimenter le bloc « S21.G00.62 » avec la date et le motif de la rupture.
Suspension de contrat : En cas de suspension de contrat, le bloc « S21.G00.65 » doit être renseigné avec le motif et la date de début de la suspension.
Arrêt de travail : En cas d’arrêt maladie, le bloc « S21.G00.60 » doit inclure le motif de l’arrêt, la date du dernier jour travaillé et la date de fin prévisionnelle. Il est également possible de produire une DSN événementielle pour signaler l’arrêt de travail.

Contrôles à réaliser avant l’envoi d’une DSN

Vous pouvez faire LIRE et CONTRÔLER votre DSN grâce à notre outil de lecture et de contrôle.

Avant de transmettre une DSN, il est impératif de vérifier plusieurs points essentiels :

• Données de paramétrage : Vérifier le code organisme, le code délégataire (si applicable), les références contrat, les codes population, les types de base assujettie, et les codes de cotisations établissement en se basant sur la fiche de paramétrage en vigueur.
• Cohérence des informations : Contrôler le code Convention Collective applicable, l’affiliation des salariés à tous les contrats auxquels ils doivent être rattachés, le NIR des salariés, et les périodes de rattachement des cotisations et d’affectation du paiement.

Vous pouvez faire LIRE et CONTRÔLER votre DSN grâce à notre outil de lecture et de contrôle.

Gestion de la DSN par les tiers-déclarants

Les entreprises peuvent confier la réalisation de leurs DSN à un tiers-déclarant (expert-comptable, etc.). Ce tiers doit avoir un mandat de l’entreprise et devient l’interlocuteur privilégié de l’organisme assureur. L’entreprise et le tiers doivent collaborer pour échanger les informations nécessaires à la DSN.

Coordonnées de contact dans la DSN

Il est essentiel de renseigner et de maintenir à jour les coordonnées de contact dans les rubriques S10.G00.02.002 (nom et prénom), S10.G00.02.004 (email) et S10.G00.02.005 (téléphone). Ces informations permettent de recevoir les notifications de Net-entreprises et les CRM par email.

Mise à jour de la fiche de paramétrage DSN

Une nouvelle fiche de paramétrage est automatiquement mise à disposition sur Net-entreprises après un changement de contrat ou de cotisations.