La déclaration des contrats de prévoyance en DSN : obligations et impact pour les employeurs

11 janvier 2025

Depuis l’instauration de l’obligation de couverture santé collective en 2016, la gestion des contrats de prévoyance en entreprise est devenue un enjeu majeur. En Déclaration Sociale Nominative (DSN), la prévoyance regroupe les dispositifs de complémentaire santé collective, incluant les mutuelles, institutions de prévoyance et sociétés d’assurance.

L’adhésion à un contrat de prévoyance en DSN

L’adhésion prévoyance en DSN concerne la souscription par l’entreprise d’un contrat collectif couvrant tout ou partie de ses salariés. L’employeur est tenu de proposer une couverture santé collective à ceux qui n’en disposent pas déjà, selon les obligations définies par la convention collective ou l’accord de branche.

Les informations déclarées en DSN permettent de :

• Identifier l’organisme assureur via son code organisme de prévoyance.
• Préciser la référence du contrat de prévoyance souscrit.
• Mentionner le code délégataire de gestion, si un tiers administre le contrat.
• Définir le personnel couvert, selon la catégorie professionnelle (cadres, non-cadres, etc.).

Une entreprise peut souscrire plusieurs contrats collectifs selon les besoins des salariés.

L’affiliation des salariés en DSN

Une fois le contrat collectif souscrit, chaque salarié peut choisir de s’affilier à la couverture proposée par son employeur. L’affiliation prévoyance est essentielle pour garantir la bonne gestion des droits et des remboursements.

Informations déclarées pour chaque salarié affilié

• Le code option retenue, qui précise les garanties souscrites (option famille, couverture dentaire renforcée, etc.).
• Le code population de rattachement, qui classe les salariés selon leur statut (cadres, employés…).
• Le nombre d’ayants-droits attachés au contrat, avec des distinctions entre :
  • Nombre d’enfants à charge.
  • Nombre d’enfants ayants droit (qui bénéficient d’une couverture effective).
  • Conjoint/concubin comme ayant droit (option binaire indiquant si le partenaire est couvert).
  • Autres ayants-droits (ascendants, collatéraux…).

Ces éléments influencent directement le montant des cotisations prélevées sur la rémunération du salarié.

Gestion automatisée des contrats par les organismes complémentaires

Toutes ces informations sont intégrées dans des fiches de paramétrage des organismes complémentaires (FPOC), disponibles via Net-entreprises. Les éditeurs de paie doivent permettre aux employeurs de récupérer automatiquement ces données pour garantir la conformité des calculs de cotisation.

Les dates d’affiliation suivent généralement celles du contrat de travail, avec une date de début d’affiliation et une date de fin d’affiliation correspondant à l’embauche et à la cessation du contrat.

La déclaration des ayants-droits en DSN

Un ayant-droit est un membre de la famille du salarié pouvant bénéficier des garanties du contrat souscrit par l’entreprise. La déclaration des ayants-droits en DSN est optionnelle, et nécessite l’accord du salarié.

Règles spécifiques pour les ayants-droits

• Régime local Alsace-Moselle : les ayants-droits majeurs peuvent conserver les mêmes droits que le salarié souscripteur s’ils sont totalement à sa charge.
• Choix des options spécifiques : le salarié peut opter pour des garanties différentes pour ses ayants-droits.
• Identification de l’ayant-droit : les informations déclarées incluent le nom, prénom, date de naissance et numéro de sécurité sociale.

L’affiliation à l’Assurance Maladie est également précisée via le code organisme d’affiliation, qui identifie la caisse primaire compétente.

Pourquoi bien déclarer la prévoyance en DSN ?

Une déclaration erronée des contrats de prévoyance peut entraîner des complications majeures pour l’entreprise et les salariés :

• Erreurs de cotisation, avec des écarts sur les fiches de paie.
• Dysfonctionnements dans le remboursement des frais de santé pour les salariés affiliés.
• Pénalités en cas de non-respect des obligations conventionnelles.

En structurant correctement les données de prévoyance en DSN, l’employeur garantit la bonne gestion des contrats collectifs et assure aux salariés une couverture conforme à leurs droits.

La gestion des contrats de prévoyance via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) permet aux employeurs de respecter leurs obligations légales tout en facilitant les échanges avec les organismes assureurs. Entre adhésion collective, affiliation individuelle et déclaration des ayants-droits, chaque élément doit être soigneusement renseigné pour assurer la conformité et éviter tout litige.