Indemnités kilométriques et de déplacement : obligations pour l’employeur
6 septembre 2024
Les indemnités kilométriques, souvent confondues avec les frais de déplacement, sont des compensations financières versées aux salariés pour couvrir les dépenses engagées lors de leurs déplacements professionnels. Comprendre ces indemnités et les obligations qui en découlent est essentiel pour une gestion rigoureuse et conforme aux réglementations.
Voir également Comment avoir des notes de frais conformes.
Définition des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques sont des compensations versées par l’employeur pour couvrir les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel du salarié pour des missions professionnelles. Ces frais incluent le carburant, l’entretien, l’assurance, et d’autres dépenses similaires. Le montant des indemnités dépend du barème officiel fixé par l’administration fiscale, garantissant ainsi l’exonération d’impôts sur le revenu et de cotisations sociales si le barème est respecté.
Cadre légal des indemnités kilométriques
La législation stipule que tous les frais engagés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle doivent être remboursés par l’entreprise, même si le salarié utilise son véhicule personnel. Cependant, ces remboursements doivent respecter plusieurs conditions : les frais doivent être justifiés, le barème officiel doit être respecté, et il doit y avoir un intérêt réel pour l’entreprise. Si ces conditions ne sont pas réunies, l’URSSAF peut requalifier les indemnités en salaire ou prime, voire en abus de biens sociaux dans certains cas.
Barème des frais kilométriques
Chaque année, l’État fixe le barème applicable pour les indemnités kilométriques, qui varie selon la distance parcourue et le type de véhicule. Par exemple, pour une voiture de puissance fiscale de 4 CV, le remboursement se calcule différemment selon que la distance parcourue soit inférieure à 5 000 km, entre 5 001 et 20 000 km, ou au-delà de 20 000 km.
Indemnités kilométriques pour les voitures
| Puissance fiscale de la voiture | Pour une distance < 5 000 km | Pour une distance de 5 001 à 20 000 km | Pour une distance > 20 000 km |
|---|---|---|---|
| Jusqu’à 3 cv | Distance en km x 0,529 | (Distance x 0,316) + 1 065 | Distance x 0,37 |
| 4 cv | Distance x 0,606 | (Distance x 0,340) + 1 330 | Distance x 0,407 |
| 5 cv | Distance x 0,636 | (Distance x 0,357) + 1 395 | Distance x 0,427 |
| 6 cv | Distance x 0,665 | (Distance x 0,374) + 1 457 | Distance x 0,447 |
| 7 cv et plus | Distance x 0,697 | (Distance x 0,394) + 1 515 | Distance x 0,470 |
En ce qui concerne les motos:
| Puissance administrative | Pour une distance maximale de 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 cv | Distance x 0,395 | (Distance x 0,099) + 891 | Distance x 0,248 |
| 3,5,5 cv | Distance x 0,468 | (Distance x 0,082) + 1158 | Distance x 0,275 |
| Plus de 5 cv | Distance x 0,606 | (Distance x 0,079) + 1583 | Distance x 0,343 |
Indemnités de déplacement
Les indemnités de déplacement couvrent les frais engagés lors des déplacements professionnels, qu’ils soient motorisés ou non. Lorsqu’un salarié utilise un moyen de transport en commun, comme le train ou l’avion, les frais sont remboursés au réel sur présentation de justificatifs. En revanche, l’utilisation d’un véhicule personnel entraîne le versement d’indemnités kilométriques.
A noter que les entreprises peuvent établir des politiques internes spécifiques pour régir le remboursement des frais de déplacement. Ces politiques fixent les règles générales concernant le processus de remboursement, les plafonds de remboursement, et les catégories de dépenses prises en charge. Par exemple, une politique peut stipuler que les billets de train en première classe sont réservés aux cadres ou que les consommations du minibar des hôtels ne sont pas remboursables.
Importance des justificatifs
Pour être remboursées, les indemnités kilométriques doivent être justifiées. Les salariés doivent fournir des justificatifs tels que des tickets de péage, des reçus de carburant, ou des notes de restaurant. Ces documents doivent indiquer la date, la nature des dépenses, le nombre de kilomètres parcourus, et l’objet de la mission. En cas de remboursement au forfait, les salariés n’ont pas besoin de fournir des justificatifs, mais le montant doit correspondre à un forfait fixe.
Fiscalité des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques sont déductibles du résultat de l’entreprise si elles respectent le barème de l’URSSAF et sont correctement justifiées. Les indemnités relatives aux déplacements à vélo sont également exonérées de cotisations sociales dans la limite de 200 euros. En cas de dépassement de ces seuils, seul le montant excédentaire est soumis à cotisations sociales, à moins que l’employeur puisse prouver la nécessité de ces dépenses.
Cas particuliers et exceptions
Certaines situations particulières, comme les déplacements à l’étranger, bénéficient de barèmes spécifiques. Par exemple, une indemnité journalière spécifique est appliquée pour chaque pays, et peut être ajustée en fonction des prestations fournies, comme la nourriture ou le logement gratuit. De plus, l’employeur doit prendre en charge certains frais de transport pour les trajets domicile-travail, en remboursant notamment 50 % des abonnements aux transports en commun.