Identification et gestion des individus dans la déclaration sociale nominative (DSN)

11 juillet 2024

La déclaration sociale nominative (DSN) repose sur une identification précise des individus concernés par la gestion de la paie et des obligations sociales des employeurs. Dans ce cadre, le terme « individu » regroupe plusieurs catégories de personnes : les salariés du secteur privé, les agents de la fonction publique, les stagiaires sous convention et les mandataires sociaux.

L’intégration rigoureuse des données individuelles dans la DSN garantit une identification fiable, essentielle non seulement pour l’attribution des droits sociaux et des prestations, mais aussi pour la gestion efficace du prélèvement à la source et des aides complémentaires associées à l’emploi.

L’identification des individus dans la DSN

Chaque individu est identifié en DSN par son numéro d’inscription au répertoire (NIR), autrement dit, son numéro de sécurité sociale. Cet identifiant unique et permanent permet aux organismes sociaux d’assurer un suivi sans erreur.

En complément, les employeurs attribuent un matricule interne à leurs employés. Toutefois, ce numéro interne n’a aucune valeur d’identification en dehors de l’entreprise ; il sert uniquement à sécuriser les échanges internes liés à la paie.

Les informations d’état civil constituent un autre pilier de l’identification :

• Nom de famille et nom d’usage
• Prénoms
• Sexe
• Date et lieu de naissance
• Code département et code pays de naissance

Chaque individu doit également être référencé avec une adresse postale complète, comprenant :

• Numéro et libellé de voie
• Code postal et localité
• Code et libellé du pays
• Compléments de localisation (construction, distribution, etc.)

Le numéro technique temporaire (NTT) : une solution d’attente

Lorsqu’un employeur ne dispose pas immédiatement du NIR d’un salarié lors de son embauche, il doit utiliser un numéro technique temporaire (NTT). Cette solution est strictement provisoire et ne doit pas s’éterniser, car tout individu né en France dispose d’un NIR dès sa naissance. Pour les personnes nées à l’étranger, l’immatriculation auprès de la caisse d’assurance maladie doit être initiée dès l’entrée en emploi. Le délai d’obtention du NIR varie alors de un à trois mois.

Particularités et informations complémentaires

La DSN permet également de collecter certaines informations facultatives mais stratégiques :

• Adresse e-mail de l’individu : Avec son accord, elle peut être déclarée pour faciliter la communication avec les organismes de protection sociale, notamment pour la gestion des contrats complémentaires.
• Données liées à l’étranger : Un employé résidant hors de France doit être référencé avec son code pays, son statut fiscal à l’étranger et, si applicable, sa classification selon la réglementation de l’Union européenne.
• Niveau de formation : Cette donnée est essentielle pour les salariés en insertion ou les travailleurs en entreprise adaptée, car elle permet le calcul des aides publiques versées par l’Agence de services et de paiement (ASP).
• Suivi des apprentis : Pour lutter contre le décrochage scolaire, la déclaration du diplôme préparé par un apprenti en contrat permet un suivi par le ministère de l’Éducation nationale.
• Cumul emploi-retraite : Lorsqu’un retraité du régime général reprend une activité, la DSN intègre cette situation afin d’assurer un contrôle des cumuls entre pension et revenus professionnels.
• Ancienneté et prévoyance : Le bénéfice d’un contrat de prévoyance dépend souvent de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise, la branche ou le poste occupé. L’employeur doit déclarer ces éléments de manière détaillée pour garantir l’application des conventions collectives et des accords de prévoyance.

Un levier de sécurisation et d’optimisation

L’intégration rigoureuse des données individuelles dans la DSN ne se limite pas à une simple obligation administrative. Elle permet d’assurer une meilleure gestion des droits sociaux, d’éviter les erreurs coûteuses et de simplifier les démarches tant pour les employeurs que pour les salariés. La rigueur dans la déclaration de ces informations conditionne le bon fonctionnement des dispositifs sociaux et fiscaux, en limitant les risques de contentieux et d’erreurs de prélèvement.

Les entreprises doivent donc veiller à une collecte et une transmission exhaustives des données, sous peine de sanctions en cas de déclaration erronée ou incomplète. En parallèle, la digitalisation progressive de la gestion sociale implique une vigilance accrue sur la qualité des informations transmises, afin d’éviter tout blocage administratif pouvant retarder l’attribution des droits et des prestations.