Gestion des congés avec Excel

7 janvier 2024

La gestion des congés en entreprises consiste en gros à prévoir les absences ou les présences (selon le point de vue) des salariés.

Avec Excel, on peut assez facilement disposer d’un outil pertinent pour remplir cet objectif de planification. Avant d’envisager les solutions Excel de gestion des congés, voyons d’abord les impératifs de ce sujet.

La gestion des congés commence, en début d’année, par l’établissement du bilan des soldes de congés de chaque salarié de l’employeur.

Afin de prévenir les soldes brutaux de dernière minute, il est conseillé d’encourager les salariés ayant des congés non utilisés à les programmer dès le début de l’année. Cela permettra d’obtenir une vue d’ensemble claire sur l’organisation future.

La planification des congés doit également tenir compte de certaines normes, en intégrant les besoins du service et des restrictions opérationnelles. Il est conseillé, par exemple, d’accorder la priorité aux salariés parents d’enfants scolarisés pour les congés durant les vacances scolaires.

Et puis bien sûr, il y a l’organisation d’un service minimum, particulièrement durant la baisse d’activité estivale. Il est essentiel de planifier une rotation parmi le personnel RH, pour couvrir les absences dues aux vacances.

La gestion des congés doit assurer l’équité et l’acceptation des résultats par la majorité des salariés, ce qui implique une communication claire et un partage d’agenda des absences avec tous (par exemple, les dates de retour des employés en vacances peuvent être annoncées par e-mail).

On peut ainsi définir, dans la gestion des congés, les contraintes suivantes:

• Prévenir les erreurs (valider une demande de congé alors que le solde est insuffisant)
• Fluidifier le processus de demande de congés
• Mettre à disposition un calendrier des congés accessible à tous
• Augmenter la transparence concernant les soldes de congés des employés
• Garantir la fiabilité des informations communiquées aux employés.

Un bon Excel permet souvent de gérer assez bien les congés en entreprise. Voici comment choisir un bon modèle Excel pour cette tâche.

Quels sont les éléments à intégrer (ou dont il faut vérifier la présence) dans un Excel de gestion des congés ?

• Identification des employés : inclure les noms, prénoms, identifiants, et si pertinent, leurs fonctions ou départements.
• Calendrier des jours fériés : inclure tous les jours fériés nationaux et locaux pour l’année concernée.
• Règles de congés : détailler les modalités de demande de congés, les délais de préavis requis, les limitations selon les saisons, les critères de priorité pour les demandes concurrentes, etc.
• Solde de congés disponible : préciser le nombre de jours de congés restants pour chaque employé pour l’année en cours.
• Demandes de congés enregistrées : noter les dates de début et de fin pour chaque demande, ainsi que la catégorie de congé (payé, pour maladie, sans solde, etc.).
• Périodes critiques pour l’entreprise : identifier les moments de l’année nécessitant une présence accrue du personnel afin de minimiser les interruptions d’activité.

Différents modèles Excel de gestion de congés, selon la difficulté

Selon votre maîtrise d’Excel et le niveau de complexité de la gestion de congés dans votre entreprise, vous pouvez vous orienter vers différents modèles.

Modèle Excel simple de gestion de congés

Un Excel de planning de congés contient simplement:

• Une colonne avec nom et prénom de chaque salarié
• Une ligne pour chacune des dates du calendrier de l’année

Ensuite, il suffit de remplir les cases à l’intersection des employés et des dates.

Modèle Excel un peu plus élaboré pour la gestion des congés

Dans ce modèle, on mettra les prénom/nom des employés sur chaque ligne (sauf les premières qu’on réserve pour les titres du tableau).

En ce qui concerne les colonnes de ce planning Excel de congés, la 1ère contient donc les noms des employés. La deuxième contient le nombre total de jours de congés, la 3ème le nombre de jours de congés pris, la 4ème le nombre de jours de congés restants à prendre.

Ensuite, les autres colonnes sont les jours de l’année (qu’on peut regrouper par mois pour une lecture + facile).

La difficulté consiste à indiquer dans la 3ème colonne le nombre de jours de congés pris. Cela se fait dans Excel avec la formule NBVAL qui permet de comptabiliser les cellules qui contiennent des données, quelle que soit la forme de ces données. Cette formule Excel permet également de décompter des cases cochées à l’aide d’un signe autre qu’un nombre.

Trouver un modèle Excel GRATUIT de gestion de congés

Internet regorge de modèles Excel gratuit pour la gestion des congés en entreprise.

Vous en trouverez sur eurecia.com ou appvizer.fr ou business-plan-excel.fr ou encore skello.io ou excel-pratique.com

Dans Excel même, vous pouvez trouver 3 modèles utilisables ou adaptables pour gérer les congés et les présences.

Quand vous ouvrez Excel, vous faites « Nouveau »

Dans la zone entourée, vous écrivez « congé » et vous obtenez les modèles Excel de Microsoft qui sont en relation avec ce sujet:

Les 3 derniers modèles (soulignés ci-dessus) sont de bons moyens de gérer les jours de congés avec Excel.

Voici leurs descriptions.

Pour utiliser ces modèles Excel, il suffit de cliquer sur « Créer » et un tableau est immédiatement créé, avec les bonnes formules, sur votre ordinateur.