Garantir la fiabilité des données DSN pour les données sociales
2 juillet 2024
La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif essentiel pour la transmission des données sociales aux organismes de protection sociale. Sa bonne gestion passe par l’utilisation de la plateforme Net-entreprise, l’ouverture d’un compte cotisant URSSAF, ainsi que l’application de bonnes pratiques pour garantir la fiabilisation des données.
Net-entreprise et gestion des habilitations
Net-entreprise est l’interface privilégiée pour effectuer les déclarations sociales des entreprises. Pour en optimiser l’utilisation, une gestion rigoureuse des habilitations est indispensable.
- Administrateur Net-entreprise : Il gère les droits d’accès et attribue les permissions aux utilisateurs. Une entreprise peut avoir plusieurs administrateurs, garantissant ainsi la continuité du service.
- Déclarants : Ils sont habilités par l’administrateur à réaliser les déclarations et effectuer les télépaiements au nom de l’entité.
- Identification individuelle : Chaque utilisateur doit disposer de son propre identifiant (SIRET, nom, prénom, mot de passe). Il est formellement déconseillé d’utiliser les identifiants d’un ancien collaborateur pour prévenir tout risque de fraude ou d’erreur.
Ouvrir un compte cotisant URSSAF
L’inscription sur le portail de l’URSSAF est fortement recommandée pour les entreprises. Ce compte offre plusieurs avantages :
- Sécurisation des échanges avec l’administration, notamment pour le dépôt des déclarations.
- Authenticité des communications : Toute correspondance émise via ce canal est certifiée, limitant les risques de fraude par phishing.
- Facilité de consultation des cotisations et du suivi des paiements.
Fiabilisation des déclarations DSN
La DSN joue un rôle central dans la gestion des droits sociaux des salariés. Une attention particulière doit être portée à la validation des données avant leur transmission.
- DSN Val (DSN Test) : Il est impératif d’effectuer une DSN test via « DSN Val » sur Net-entreprise. Ce test permet de vérifier la conformité technique du fichier et d’identifier d’éventuelles anomalies avant l’envoi définitif.
- Contrôle du SIRET : Avant tout dépôt, vérifier que le SIRET est actif dans la base de l’URSSAF. Toute modification administrative (changement d’adresse, transfert d’activité) doit être signalée en amont pour éviter un rejet.
Les contre-rendus métier (CRM)
Suite au dépôt d’une DSN, l’URSSAF et les organismes sociaux génèrent des contre-rendus (CRM) pour informer l’entreprise des anomalies éventuelles :
CRM 61 (Cotisations et télépaiement) :
- Transmis à chaque dépôt.
- Fournit un accusé de réception du paiement.
- Signale les erreurs sur les codes types de personnel.
CRM 62 (Données nominatives) :
- Identifie les incohérences sur les données salariées.
- Compare les données individuelles avec les agrégées.
CRM H+4 ou CRM 119 :
- Disponible sous 4 heures.
- Permet de corriger rapidement les anomalies avant l’échéance.
CRM J5 ou CRM 120 :
- Émis dans les 5 jours suivant la date limite.
- Fait un bilan des erreurs non résolues.
Suivi des DSN sur le site de l’URSSAF
Un espace dédié sur le site de l’Urssaf permet de suivre en temps réel l’état des déclarations et les anomalies détectées. Une fois corrigées, ces erreurs disparaissent automatiquement du suivi.
Impact de la qualité des données
Des données erronées peuvent avoir des conséquences directes sur les droits sociaux des salariés et entraîner des procédures de correction fastidieuses. Une surveillance régulière des CRM et une correction proactive des anomalies permettent d’éviter ces situations.
Versement des cotisations pour le secteur public
Les versements doivent obligatoirement se faire par virement sur un compte de la Caisse des Dépôts et Consignations. Un service automatisé sur le site de l’Urssaf permet d’obtenir les coordonnées bancaires exactes pour sécuriser les paiements.
Gestion des taxations d’office
En l’absence de déclaration, l’URSSAF applique une taxation d’office fondée sur une estimation des périodes antérieures. Il est impératif de ne pas payer cette taxation. La seule solution est de déposer la déclaration manquante afin de régulariser la situation et d’ajuster les montants à payer.
Compensation des débits et crédits
Les entreprises ont la possibilité de compenser leurs crédits avec les cotisations dues, simplifiant ainsi la gestion de trésorerie et évitant les paiements superflus.
Accompagnement et réorganisation du service de gestion des comptes
L’URSSAF a mis en place une cellule spécifique pour accompagner les collectivités territoriales. Cette unité dédiée offre une assistance personnalisée et un contact privilégié pour les structures du secteur public.
La DSN est un outil central dans la gestion sociale des entreprises. Son utilisation optimale repose sur une bonne organisation des habilitations, une validation rigoureuse des données avant transmission et un suivi régulier des contre-rendus de l’URSSAF.