Extrait K ou Kbis : démarches, coûts et utilités

15 octobre 2024

L’extrait K ou Kbis est un document officiel incontournable pour les entreprises commerciales en France. Véritable « carte d’identité » de l’entreprise, il prouve son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pourtant, de nombreux chefs d’entreprise ignorent encore les démarches à suivre pour l’obtenir et les subtilités qui entourent son utilisation. Voici tout ce qu’il faut savoir.

A quoi sert un extrait k ou kbis ?

Ce document détaille des informations essentielles sur une entreprise : sa dénomination sociale, son numéro Siren, sa forme juridique, son capital social, les noms des dirigeants, ou encore les éventuelles procédures collectives en cours (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire). Il est souvent exigé pour :

• ouvrir un compte bancaire professionnel,
• acheter du matériel auprès de fournisseurs,
• candidater à certains marchés publics.

Cependant, il est à noter qu’il n’est plus requis pour un grand nombre de démarches administratives, le numéro Siren ou un justificatif d’immatriculation suffisant désormais dans de nombreux cas.

Qui peut obtenir un extrait k ou kbis ?

Les entreprises commerciales immatriculées au RCS sont les principales concernées. L’extrait K s’applique aux entreprises individuelles, y compris les micro-entrepreneurs, tandis que l’extrait Kbis est réservé aux sociétés (SARL, SA, SCI, etc.). Les entreprises artisanales ou libérales, non inscrites au RCS, doivent se tourner vers le registre national des entreprises (RNE) pour obtenir un extrait équivalent.

Où et comment obtenir un extrait k ou kbis ?

1. Via le service en ligne MonIdenum : Les dirigeants d’entreprises commerciales peuvent télécharger gratuitement leur Kbis après s’être authentifiés sur la plateforme. Ce service est géré par les greffes des tribunaux de commerce et garantit une délivrance rapide et sécurisée.
2. Sur le site Infogreffe : Il est également possible de commander un extrait Kbis en ligne, pour un coût de 3,20 € en version électronique ou de 3,85 € pour un envoi par courrier. Cette méthode est utile pour obtenir le Kbis d’une autre entreprise.
3. Directement au greffe du tribunal de commerce : Une visite au greffe compétent permet d’obtenir le document rapidement.
4. Annuaire des entreprises : Les entreprises artisanales ou libérales peuvent télécharger gratuitement leur extrait RNE sur le site dédié.

Coûts et modalités

• La délivrance via MonIdenum est gratuite pour les dirigeants.
• Les commandes sur Infogreffe sont payantes (tarifs mentionnés ci-dessus).
• L’obtention physique au greffe peut impliquer un déplacement, mais ne génère pas de frais supplémentaires si demandée par le dirigeant de l’entreprise.

Attention aux obligations récentes

Depuis quelques années, les démarches administratives simplifiées ont réduit l’usage systématique de l’extrait K ou Kbis. Par exemple, il n’est plus nécessaire pour candidater à un marché public ou demander une autorisation d’exploitation commerciale. En revanche, certaines activités spécifiques, notamment dans les secteurs réglementés (transport, énergie, agriculture), peuvent encore l’exiger.

Voici les activités pour lesquelles montrer un K-bis n’est plus nécessaire: un numéro Siren ou un justificatif d’immatriculation au registre national des entreprises (RNE) suffit :

Marchés publics et procédures administratives

• Candidature à un marché public.
• Demande d’autorisation d’exploitation commerciale.
• Demande d’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire.

Fiscalité et douanes

• Demande d’agrément provisoire pour bénéficier de crédits d’impôt (exemple : création de jeux vidéo, production audiovisuelle).
• Demande d’exonération de TICPE pour carburants (maritime, fluvial, aviation).
• Identification auprès des douanes pour l’octroi de mer.

Réglementations spécifiques et professions réglementées

• Demande de carte professionnelle pour agents immobiliers ou administrateurs de biens.
• Déclaration de création ou d’utilisation d’un établissement dans le secteur des armes ou munitions.
• Inscription des sociétés de vétérinaires au tableau de l’ordre.

Activités économiques et sociales

• Demandes d’agrément pour les opérateurs de détaxe ou prestataires de services à la personne.
• Agrément pour agences de mannequins.
• Demande d’affiliation au régime général d’assurance-vieillesse pour les travailleurs non salariés.

Énergie et environnement

• Demandes pour bénéficier d’aides à la transition énergétique ou des certificats d’économies d’énergie.
• Autorisation d’exercer comme acheteur ou fournisseur de gaz ou d’électricité.

Transport et urbanisme

• Demande d’agrément pour centres de contrôle technique ou transport de marchandises dangereuses.
• Déclaration de projet d’infrastructure pour les véhicules électriques.

Agriculture et industries

• Demandes auprès des autorités pour la reconnaissance ou le contrôle des sociétés agricoles et coopératives.
• Déclarations liées à l’exploitation ou à la gestion forestière.

Autres démarches

• Déclaration pour des professions impliquant des métaux précieux.
• Demandes d’autorisation pour clubs de jeux, ou opérateurs de jeux vidéo compétitifs.
• Inscription d’actes modifiant la propriété de brevets ou de marques.

Dans tous ces cas, l’administration se repose désormais sur la consultation directe des données d’immatriculation disponibles en ligne. Cela s’inscrit dans une volonté de simplification et de dématérialisation des procédures.

Conseils pratiques pour les chefs d’entreprise

Pour éviter les retards ou complications, il est recommandé de maintenir vos informations à jour au RCS. Une mise à jour incorrecte peut entraîner des sanctions, notamment dans le cadre de contrôles ou de démarches officielles. Enfin, veillez à garder votre extrait récent : dans la plupart des cas, un Kbis de moins de trois mois est requis.

En résumé, bien que l’extrait K ou Kbis reste un document clé pour justifier l’existence légale d’une entreprise, son utilisation s’est assouplie. Il est donc essentiel de comprendre ses enjeux et de maîtriser les moyens pour l’obtenir, que ce soit pour votre propre société ou pour vérifier la légitimité d’un partenaire commercial.