Erreurs comptables de double paiement

30 mai 2023

Les erreurs de paiement en comptabilité peuvent représenter une perte financière significative pour les entreprises, notamment sur les fiches de paie ou à travers des doublons de paiement. En effet, une analyse approfondie des données comptables révèle que les entreprises perdent entre 0,01 % et 0,1 % de leur volume d’achat en raison d’erreurs de comptabilité fournisseurs, soit des montants conséquents qui peuvent s’élever à des millions d’euros pour les grands comptes. Ces pertes touchent l’ensemble des entreprises du CAC40 et plus de 75% des entreprises du SBF120, rendant impératif un audit comptable pour récupérer ces sommes et optimiser la trésorerie.

Depuis janvier 2020, la législation impose à toutes les entreprises françaises vendant des biens ou services à des organismes publics de dématérialiser leurs factures, une mesure qui s’étendra au secteur privé d’ici 2025. Si cette digitalisation présente de nombreux avantages, elle n’élimine pas entièrement les erreurs de saisie en comptabilité. Les doublons de paiement persistent malgré les solutions d’automatisation et la vigilance des équipes, ce qui fait du recours à un audit externe une option judicieuse.

Causes et types de doubles paiements en comptabilité fournisseurs

Un double paiement survient lorsque la même facture est enregistrée 2 fois, entraînant un paiement en double. Ce problème peut se manifester sous forme de « doublons parfaits », où la facture est identique en numéro, montant, date et identifiant fournisseur. Dans ce cas, les logiciels de gestion d’entreprise (ERP) détectent généralement l’anomalie et bloquent le second paiement.

Cependant, les doublons non parfaits posent un défi plus complexe. Ils résultent souvent de différences mineures mais critiques, notamment :

• Erreurs de reconnaissance optique : un chiffre peut être confondu avec une lettre, comme le « 0 » et le « O ».
• Identifiants fournisseurs divergents : un fournisseur changeant de dénomination ou dont le nom commercial diffère de sa raison sociale peut être comptabilisé deux fois.
• Variations de saisie des montants : une mauvaise lecture ou une saisie erronée du montant peut déclencher un doublon de paiement.
• Dates incorrectes : une date d’échéance est parfois confondue avec la date de facturation, ou un duplicata de facture présente une nouvelle date.

Ces erreurs, cumulées sur plusieurs exercices, conduisent à des pertes significatives, pouvant atteindre des centaines de milliers d’euros. Au-delà des impacts directs sur la trésorerie, ces anomalies dénotent souvent des faiblesses dans les processus ou une communication interne insuffisante.

Un audit de comptabilité fournisseurs permet non seulement de récupérer les montants dus mais aussi de révéler des failles organisationnelles.