DSN : mini-guide des bonnes pratiques pour éviter les erreurs

5 mars 2025

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est aujourd’hui le canal principal de transmission des données sociales des entreprises aux organismes concernés. Simplifiant les formalités administratives, elle remplace de nombreuses déclarations et permet une centralisation efficace des informations.

Toutefois, son utilisation requiert une rigueur certaine afin d’éviter des erreurs aux conséquences parfois lourdes.

Voici un panorama détaillé des bonnes pratiques et des pièges à éviter dans la DSN.

Les acteurs et leurs rôles

L’employeur : un rôle clé dans la transmission des données

L’employeur est directement responsable de la production et du contrôle des déclarations DSN. Il doit notamment :

• Émettre la déclaration d’accident du travail via Net-entreprises.
• Produire et transmettre les DSN mensuelles.
• Vérifier le compte employeur, notamment les accidents du travail et les dépenses imputées.
• S’assurer du respect des obligations en matière de santé et sécurité au travail.

Organismes sociaux : un maillage administratif structurant

CPAM : La Caisse Primaire d’Assurance Maladie assure l’immatriculation des salariés, gère les déclarations d’accidents du travail et de maladies professionnelles, verse les prestations et accompagne les employeurs sur les règles applicables.

CARSAT : La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail impute les dépenses sur le compte employeur, calcule le taux des accidents du travail et conseille sur la prévention des risques professionnels. Des contrôleurs et ingénieurs de sécurité peuvent intervenir en entreprise pour accompagner les employeurs.

Obligations déclaratives via la DSN

Chaque établissement doit générer une DSN intégrant l’ensemble des salariés rattachés. Son bon usage repose sur des éléments fondamentaux :

• Une émission mensuelle obligatoire pour garantir la continuité des droits sociaux des salariés.
• Une fiabilité des informations transmises (état civil, rémunérations, périodes d’emploi, etc.).
• La remplacement progressif des anciennes formalités administratives pour fluidifier la transmission des données aux organismes sociaux.

Déclarer un salarié : quelles options ?

L’employeur dispose de plusieurs solutions pour gérer ses obligations déclaratives :

• Confier la paie à un tiers déclarant (expert-comptable) qui se chargera de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) et de la DSN.
• Utiliser les services de l’URSSAF, tels que le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) ou le CEA (Chèque Emploi Associatif), qui simplifient les démarches et sont gratuits.
• Réaliser les démarches en interne en effectuant la DPAE soi-même via Net-entreprises ou l’URSSAF, et en utilisant un logiciel de paie compatible DSN.

Ouverture d’un établissement : étapes à respecter

• Obtenir un numéro de Compte Employeur Technique (CET) via le guichet unique de l’INPI, qui remplace le CFE.
• Transmettre la DPAE et contrôler l’intégration du CET.
• Ne pas fermer l’ancien CET avant confirmation du nouveau.

Gestion des anomalies et contrôles de la DSN

La CARSAT analyse les DSN de l’année N en février de l’année N+1 pour établir les taux applicables. Des erreurs peuvent survenir, souvent liées :

• À un CET inconnu, radié ou transféré.
• À une mauvaise identification du code risque.
• À une période d’activité mal renseignée.

En 2023, 3 % des reports effectués en Bretagne présentaient des anomalies.

Déménagement d’une entreprise : précautions à prendre

Un changement d’adresse impose :

• L’émission de DSN distinctes pour l’ancien et le nouveau CET.
• L’usage exclusif du nouveau CET après validation officielle.

Taux FSNA : vigilance accrue

Ce taux, anciennement appelé « taux bureau », n’est octroyé que sur demande écrite et après validation de la CARSAT. Il impose une ventilation stricte des salariés concernés sous peine de mise en demeure pour fraude par l’URSSAF.

Signalement d’événement via la DSN : avantages et obligations

Le signalement d’événements (arrêts de travail, accidents du travail, maternité, paternité) via la DSN permet :

• Une simplification des procédures, évitant la ressaisie des montants de salaire.
• Un traitement accéléré des dossiers par les organismes de protection sociale.

Événements nécessitant un signalement

• Tout arrêt de travail initial, quelle que soit sa durée.
• Tout changement de risque entre 2 arrêts.
• Toute modification de l’attestation de salaire.

Événements ne nécessitant pas de signalement

• Prolongation d’arrêt.
• Reprise du travail à la date prévue.

Tableau de bord DSN : un outil de contrôle indispensable

Accessible via le logiciel de paie ou Net-entreprises, il permet :

• De vérifier les déclarations transmises.
• D’identifier les signalements d’événements rejetés et d’apporter les corrections nécessaires.
• De consulter le bilan de traitement évaluant la cohérence entre la DSN mensuelle et événementielle.

Gérer les comptes-rendus métiers

• Un compte-rendu positif valide la conformité des données mais peut nécessiter des compléments pour indemnisation.
• Un compte-rendu négatif signale des incohérences (historique manquant, régime inadapté, DJT erroné).

Contacter les organismes compétents

• CPAM : 3679 ou via ameli.fr.
• Net-entreprises : netentreprise.fr ou 0806 800 700.

Une DSN bien renseignée garantit non seulement la conformité aux obligations légales, mais aussi une gestion plus fluide des droits sociaux des salariés. Les erreurs peuvent coûter cher : anticiper et sécuriser les transmissions est indispensable. Un suivi rigoureux, un paramétrage adéquat du logiciel de paie et une veille réglementaire active permettent d’éviter bien des déconvenues.