Conservation des archives d’entreprise : durées minimales et recommandations

21 juin 2024

La durée de conservation des archives varie en fonction de la nature des documents et du domaine concerné (commercial, fiscal, social, juridique). Voici les délais minimaux de conservation, essentiels pour se protéger en cas de litige avec le fisc, des clients ou des fournisseurs. Il est conseillé de conserver les documents au-delà de ces durées, voire de manière illimitée.

Dossier commercial

• Contrats avec les fournisseurs ou clients : 5 ans.
• Correspondance commerciale : 5 ans.
• Contrats électroniques supérieurs à 120 euros : 10 ans, avec obligation pour le professionnel de permettre l’accès au document au cocontractant sur demande.

Dossier fiscal

Les délais commencent à courir à partir de l’année d’imposition :

• Impôt sur le revenu (IR), impôt sur les sociétés (IS), CFE, CVAE, TVA : 3 ans.
• Justificatifs liés aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel : 2 ans.

Dossier comptable

Les délais commencent à partir de la clôture de l’exercice :

• Factures, bons de commande, bons de livraison, bons de réception, livres et registres comptables : 10 ans.

Dossier social

• Registre unique du personnel : 5 ans.
• Bulletins de paie, documents relatifs aux salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte : 5 ans.
• Contrats de travail, convocations à des entretiens, lettres de licenciement : conservation illimitée recommandée.
• Justificatifs liés aux charges sociales et taxes sur les salaires : 3 ans.
• Documents liés aux accidents du travail : 10 ans.

Dossier juridique

• Statuts de la société : 5 ans à partir de la radiation de la société au RCS.
• Procès-verbaux d’assemblées : 5 ans à compter du dernier PV.
• Justificatifs liés aux feuilles de présence, aux pouvoirs et aux convocations : 3 ans à partir de la réunion concernée.
• Rapports du gérant et des commissaires aux comptes (CAC) : 3 ans.
• Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) : 10 ans.

Dossier immobilier

• Contrats d’achat ou de cession d’un immeuble ou terrain : 30 ans.
• Contrat de bail commercial : 5 ans à compter de la fin du bail.

Dossier bancaire

• Relevés de compte bancaire et talons de chèque : 5 ans.

Gestion des documents en ligne

Pour éviter les risques de perte ou de dégradation des documents, le stockage numérique est recommandé. Les avantages pour un chef d’entreprise incluent :

• Réduction des risques de perte ou de dégradation.
• Accès et classement facilités.
• Partage simplifié des documents.

En résumé, une gestion rigoureuse et conforme des archives est indispensable pour assurer la conformité légale et se prémunir contre d’éventuels litiges. L’administration impose des règles strictes, et il est crucial de s’y conformer pour éviter des sanctions. Pour une gestion optimale, il est conseillé de recourir à des services de stockage en ligne FIABLES et de consulter régulièrement un expert en droit social.