Comment gérer les avantages en nature sur la fiche de paie ?
26 septembre 2024
Les avantages en nature représentent une part importante de la rémunération totale des salariés, mais leur traitement sur la fiche de paie peut souvent prêter à confusion. Contrairement aux frais professionnels, ces avantages ne constituent pas un remboursement de dépenses engagées par le salarié, mais bien une forme de rémunération supplémentaire, soumise à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
Un avantage en nature correspond à la mise à disposition, par l’employeur, d’un bien ou d’un service à titre gratuit ou moyennant une participation du salarié inférieure à la valeur réelle du bien ou du service. Par exemple, il peut s’agir de la fourniture d’un véhicule, d’un logement, de repas, ou d’outils numériques tels que des ordinateurs ou des téléphones portables.
Ces avantages sont mentionnés sur la fiche de paie, et la part assumée par l’employeur entre dans l’assiette des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu. Si le salarié participe financièrement à cet avantage (par exemple, par une retenue sur salaire), alors le montant de l’avantage soumis aux cotisations est réduit de cette contribution. Il est essentiel de comprendre que seule la part réellement prise en charge par l’employeur est soumise aux cotisations sociales.
Le régime social et fiscal des avantages en nature
Les avantages en nature sont soumis aux cotisations sociales et sont considérés dans le calcul du salaire net imposable. Cela signifie qu’ils entrent dans l’assiette du prélèvement à la source et influencent directement le montant de l’impôt sur le revenu à payer.
Il convient de noter que les avantages en nature sont pris en compte pour vérifier si le salaire minimum est atteint, contrairement aux remboursements de frais professionnels (par exemple, prime de transport, panier-repas).
Comment évaluer les avantages en nature ?
L’évaluation des avantages en nature peut se faire de 2 manières : soit par une méthode forfaitaire, soit à la valeur réelle de l’avantage. L’évaluation forfaitaire est souvent privilégiée pour les avantages courants comme la nourriture, le logement, ou le véhicule de fonction.
Pour un logement, par exemple, l’évaluation forfaitaire repose sur un barème défini par l’Urssaf, qui prend en compte le nombre de pièces et le niveau de rémunération du salarié. À titre d’exemple, en 2024, un salarié percevant moins de 1 932 euros de rémunération brute mensuelle se verra attribuer un avantage logement d’une valeur forfaitaire de 77,30 euros par pièce principale. Ce montant augmente avec le niveau de rémunération.
En revanche, l’évaluation au réel est souvent imposée aux dirigeants et mandataires sociaux, sauf s’ils cumulent un mandat social avec un contrat de travail, permettant alors une évaluation forfaitaire. Pour un véhicule de fonction, l’évaluation au réel inclut des éléments tels que l’assurance, les frais d’entretien, et l’amortissement du véhicule.
L’avantage nourriture
L’avantage en nature nourriture s’applique lorsque l’employeur fournit gratuitement des repas ou règle directement les frais auprès du restaurateur. Depuis 2020, l’évaluation de cet avantage pour les dirigeants assimilés-salariés suit le même principe que pour les salariés. Ainsi, en 2024, l’avantage nourriture est évalué forfaitairement à 10,70 euros par jour, soit 5,35 euros par repas. Il est important de souligner que ce montant est réduit à 4,15 euros par repas pour les employés d’hôtels, cafés et restaurants, bénéficiant ainsi d’une évaluation plus favorable.
L’avantage logement
Lorsqu’un employeur met à disposition un logement pour un salarié, celui-ci est considéré comme un avantage en nature soumis aux cotisations sociales. L’avantage peut prendre différentes formes : logement gratuit, prise en charge directe du loyer par l’employeur, ou loyer inférieur à la valeur locative réelle.
L’évaluation du logement peut se faire de manière forfaitaire, sur la base des montants fixés par l’Urssaf, ou en fonction de la valeur locative brute. Les avantages accessoires, tels que l’eau, le gaz, ou l’électricité, sont également inclus dans cette évaluation.
L’avantage en nature « véhicule »
L’avantage en nature véhicule est souvent un sujet de discorde, particulièrement en ce qui concerne l’utilisation privée d’un véhicule de fonction. Si le salarié utilise le véhicule pour des déplacements personnels, cela constitue un avantage en nature. L’évaluation de cet avantage peut se faire sur la base des dépenses réelles (comprenant l’assurance, les frais d’entretien, etc.) ou par une évaluation forfaitaire, par exemple 9 % du coût d’achat du véhicule, auquel s’ajoute un pourcentage pour le carburant pris en charge par l’employeur.
Les avantages NTIC
Les avantages en nature NTIC concernent la mise à disposition d’outils de communication, tels que les téléphones portables, ordinateurs, ou forfaits internet, utilisés à des fins personnelles. L’évaluation de ces avantages peut être réalisée au réel, sur la base du coût d’achat, ou de manière forfaitaire, selon un pourcentage défini par rapport à la valeur du bien.
L’avantage crèche
Depuis 2022, un nouveau dispositif concerne les subventions pour la garde d’enfants en crèche. Les subventions versées par l’employeur pour réserver des places en crèche constituent un avantage en nature soumis à cotisations sociales, sauf si aucun avantage tarifaire n’est obtenu par le salarié. Dans ce cas, la subvention est exonérée de cotisations.
Saisie des avantages en nature sur la fiche de paie
La saisie des avantages en nature dans le logiciel de paie est une étape essentielle pour garantir la conformité avec la réglementation. Elle implique de déterminer la nature de l’avantage, son mode d’évaluation (forfaitaire ou au réel), et de l’intégrer correctement dans la base des cotisations sociales.
ATTENTION ! Le traitement des avantages en nature est un domaine où l’administration se montre souvent tatillonne, avec des règles qui semblent parfois complexes et contradictoires. Par exemple, la distinction entre l’avantage en nature et l’avantage en espèces (comme la prise en charge du loyer directement par l’employeur) n’est pas toujours claire et peut prêter à des interprétations diverses, rendant le processus de déclaration délicat pour les employeurs.
De même, la lourdeur des démarches administratives pour l’évaluation des avantages en nature, notamment lorsqu’il s’agit de justifier l’usage privé d’outils NTIC ou de véhicules, est un frein à la simplicité de gestion des ressources humaines dans l’entreprise. Les barèmes appliqués par l’Urssaf, souvent obsolètes par rapport aux réalités du marché immobilier ou des coûts de véhicules, ajoutent une couche de complexité.