Comment déposer une facture unitaire sur Chorus Pro

27 août 2024

Le portail Chorus Pro est un outil incontournable pour le dépôt de factures électroniques en France. Il permet aux entreprises de gérer leurs flux de factures via plusieurs modes, notamment :

• Mode portail : Pour déposer directement vos factures sur Chorus Pro
• Mode EDI ou API : Recommandé pour les envois en masse, notamment si votre système d’information est connecté à Chorus Pro. Une documentation complète est disponible ici.

Pour utiliser le mode portail, vous devez :

1. Créer un compte utilisateur sur Chorus Pro, si vous n’en possédez pas déjà un.
2. Vous connecter avec vos identifiants et accéder à la section « Facturation ».
3. Choisir l’option « Factures émises », qui donne accès aux fonctionnalités de saisie et de dépôt de factures.

Formats de dépôt acceptés

Le portail accepte deux types de formats pour le dépôt de factures :

• PDF : Ce format peut inclure ou non une signature électronique.
• XML : À choisir entre une structure mixte (XML avec un PDF joint) ou une structure totalement XML.

Il est important de noter que le format PDF/A3, également appelé Factur-X, suit le même processus de dépôt qu’un fichier XML.

Création des fichiers avant dépôt

Facture au format PDF simple

Générez votre fichier à partir d’un logiciel de traitement de texte ou de tableur en choisissant « Enregistrer sous » et sélectionnez le type « PDF (*.pdf) ».

Facture au format PDF signé (optionnel)

La signature électronique est requise uniquement si aucune procédure interne ne permet d’établir un lien entre les factures émises et les prestations fournies. Si vous optez pour une signature, utilisez un logiciel intégrant un certificat électronique personnel. Certains outils gratuits existent, mais l’acquisition d’un certificat reste généralement payante.

Facture au format XML

Pour créer une facture XML, conformez-vous aux spécifications externes. Choisissez :

• XML mixte : Un XML incluant un PDF comme pièce jointe principale.
• XML structuré : Uniquement des balises XML pour intégrer toutes les données de la facture.

Procédure de dépôt d’une facture unitaire sur Chorus Pro

1. Accéder à l’application « Factures émises »

Connectez-vous à votre compte, accédez au domaine « Facturation », puis cliquez sur l’onglet « Déposer facture ».

2. Sélectionner le fichier à déposer

Cliquez sur le champ « Choix du fichier à importer » et sélectionnez le document à partir de votre ordinateur. Attention, les fichiers PDF ne doivent pas être protégés par un mot de passe.

3. Choisir le cadre de facturation

Indiquez le cadre correspondant au type de document transmis. Après cette étape, Chorus Pro reconnaît automatiquement les informations présentes dans votre fichier.

4. Vérifier et compléter une facture pré-remplie

Chorus Pro crée une facture pré-remplie avec les données extraites. Vous devez vérifier et corriger les informations si besoin. Complétez les champs non pré-remplis, notamment :

• Numéro et date de facture,
• Devise (par défaut : Euro),
• Type de TVA,
• Références supplémentaires comme le mode de règlement ou le motif d’exonération.

5. Gestion des destinataires

Le destinataire correspond à la structure publique à laquelle la facture est adressée. Il peut s’agir :

• D’un service de l’État : Indiquez le code service figurant sur le bon de commande officiel.
• D’autres structures publiques : Recherchez le SIRET approprié. Si un SIRET est inactif, rapprochez-vous de votre client pour obtenir l’information correcte.

6. Étapes finales

• Récapitulatif TVA : Complétez les taux et montants si plusieurs taux sont appliqués.
• Pièces jointes : Ajoutez, si nécessaire, des documents complémentaires.
• Soumettre la facture : Vous pouvez enregistrer en mode brouillon, valider et envoyer, ou annuler le dépôt. Une fois validé, un récapitulatif d’envoi est généré.

7. Export du certificat de dépôt

Après le dépôt, exportez le certificat qui contient :

• La date,
• Le numéro de facture,
• Le montant net à payer.

Attention : Ce certificat confirme uniquement le dépôt dans Chorus Pro. Le délai de paiement démarre lorsque la facture atteint le statut « Mise à disposition ».

Suivi des factures

Utilisez les options « Suivre la facture » ou « Tableau de bord » pour consulter le statut de vos factures. Vous pouvez également effectuer une recherche globale dans la section « Rechercher » pour visualiser l’ensemble de vos envois.