Comment déposer un lot de factures sur Chorus Pro
27 février 2024
Déposer un lot de factures sur Chorus Pro est possible via le mode portail. Cette méthode permet, en accédant au portail web de Chorus Pro, de transmettre simultanément plusieurs factures regroupées. Ce guide décrit les étapes à suivre et les formats requis pour réussir cette opération.
Accès au portail Chorus Pro
Pour commencer, connectez-vous à Chorus Pro avec votre identifiant et mot de passe. Une fois connecté, rendez-vous dans la section « facturation » puis accédez à l’application « factures émises » pour déposer vos factures.
Formats de dépôts acceptés
Les lots de factures doivent respecter des formats bien précis pour être acceptés par chorus pro. Trois formats principaux sont pris en charge :
- PDF/A-3 (Factur-X) : Un format hybride combinant des données structurées et une version lisible de la facture.
- XML Mixte : Mélange de données structurées et de texte libre.
- XML Structuré : Format entièrement structuré pour une interprétation automatique des données.
Chaque format doit suivre une syntaxe précise. Par exemple :
- Pour le PDF/A-3 : CII FACTURX ou CII FACTURX FE (pour la qualification).
- Pour l’XML Mixte : UBL INVOICE MIN, CII MIN 16B, ou PES FACTURE MIN.
- Pour l’XML Structuré : UBL INVOICE, PES FACTURE, ou CII 16B.
Attention, les lots doivent être compressés au format ZIP ou TAR.GZ avant d’être déposés. Un non-respect de ces syntaxes ou une erreur dans le format entraînera le rejet du lot.
Création des fichiers compressés
Pour créer un fichier compressé :
- Sélectionnez vos factures.
- Utilisez un outil de compression comme 7-Zip, WinZip ou PeaZip.
- Choisissez le format d’archive souhaité (ZIP ou TAR.GZ).
- Nommez l’archive et validez.
Procédure de dépôt
Étape 1 : Accéder à « factures émises »
Après connexion au portail, rendez-vous dans le domaine « facturation » et accédez à l’application « factures émises ». Cliquez ensuite sur l’onglet « déposer facture ».
Étape 2 : Importer le fichier
Sélectionnez le fichier compressé contenant vos factures. Seuls les formats PDF/A-3, XML Mixte ou XML Structuré sont acceptés.
Étape 3 : Choisir la syntaxe
Au moment de l’importation, choisissez la syntaxe correspondant au format de votre fichier (exemple : CII FACTURX pour un fichier PDF/A-3).
Étape 4 : Sélectionner la structure émettrice
Indiquez la structure émettrice de vos factures, puis cliquez sur « Continuer » pour finaliser le dépôt.
Étape 5 : Validation et traitement
Une fois le dépôt effectué, le portail vérifie automatiquement le fichier pour s’assurer de sa validité : absence de virus, conformité du format, et respect de la taille maximale (30 Mo). Si tous les contrôles sont positifs, le lot est enregistré et un numéro de référence vous est attribué.
Les factures conformes seront créées dans le portail, tandis que celles non conformes apparaîtront comme « en anomalie ». Vous pourrez consulter un compte rendu des erreurs dans l’application « suivi des flux ».
Particularités pour les factures de travaux
Pour les factures relevant du CCAG Travaux, une application spécifique « Factures de Travaux » est utilisée. Plusieurs syntaxes adaptées sont proposées, telles que celles marquées « seulement pour factures de travaux ». Attention, ces syntaxes ne peuvent être utilisées que pour des factures de travaux et non pour des factures classiques.
Cette distinction permet une meilleure gestion des flux entre travaux et factures classiques, facilitant ainsi des mises à jour futures du système.