Comment avoir des notes de frais conformes ?

28 août 2023

La note de frais est un document où un employé ou un dirigeant enregistre les dépenses effectuées pour les besoins de l’entreprise. Elle sert à l’enregistrement comptable des charges et au remboursement des sommes avancées.

Afin d’avoir des notes de frais conformes, respectez les règles suivantes pour les différents types de dépenses professionnelles.

 Dépenses de Restaurant
– Fournir une facture du restaurateur avec le nom de l’entreprise et la date.
– Indiquer le nom des convives, leur profession, et la société pour laquelle ils travaillent.
– Respecter les plafonds fixés par l’URSSAF (https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels.html)

Frais d’Hébergement
– Concerner un déplacement professionnel à plus de 50 km du domicile ou excédant 1 h 30 de trajet.
– La facture doit indiquer le nombre de nuitées, détailler les frais, et afficher un solde nul.
– Respecter les plafonds (différentes dans la région parisienne et la province)

 Indemnités Kilométriques
– Couvrir les dépenses de carburant, entretien, dépréciation, et assurance.
– Indiquer le motif du déplacement, la localisation, le nombre de kilomètres, et la puissance fiscale du véhicule.

Traitement des notes de frais: comme faire ?

Justificatifs
– Collecter et conserver les justificatifs (Le non-respect de cette obligation peut entraîner un redressement fiscal).

 Délais à Respecter
– Le salarié doit fournir les justificatifs dans un délai de 3 ans.
– L’employeur doit rembourser dans un délai de 5 ans maximum.

 Remboursement des notes de frais professionnelles
Il y a différentes façons de rembourser des notes de frais.

1) Remboursement au Réel
On rembourse les dépenses exactes avec la collecte et la conservation des justificatifs.

2) Remboursement au Forfait
On doit se baser sur les taux et barèmes annuels établis par l’URSSAF.

3) Avances sur Frais Professionnels
On verse une avance permanente ou ponctuelle pour éviter au salarié de supporter des frais élevés.

Quelles conditions pour récupérer la TVA sur les notes de frais ?

La récupération de la TVA sur les notes de frais est une question quasi permanente des TPE-PME ..

La TVA est récupérable si l’on respecte la nature des dépenses et le formalisme des justificatifs. Il faut notamment annexer les originaux des factures qui doivent être établies au nom de la société. 

Impôts et notes de frais ?

Les dépenses remboursées qui respectent les barèmes de l’URSSAF sont exemptées d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales.

Comment traiter les notes de frais en comptabilité ?

Les notes de frais s’enregistrent dans le journal comptable des achats.

Comptablement:

– on débite les comptes de charges et le compte de TVA déductible si applicable.
– on crédite le compte de dettes envers le chef d’entreprise ou le salarié.

Quelle gestion « informatique » des notes de frais ?

Plusieurs logiciels existent mais dans une TPE-PME de très bons modèles Excel de gestion des notes de frais existent.

De base, un système correct de gestion des notes de frais contient l’identité du salarié, la date, le type de débours, les montants HT, TVA, TTC, et la description des frais.