Choisir un logiciel de paie

22 septembre 2023

Choisir le meilleur logiciel de paie dépend des besoins spécifiques de votre société, de sa taille, de votre budget et du niveau de connaissance en matière de paie des personnels qui s’en occupent.

A noter que certains logiciels sont basés sur le cloud ou « en ligne », ce qui permet un accès à distance, tandis que d’autres sont installés localement sur un serveur d’entreprise mais dans ce qui suit nous parlons indifféremment de « logiciel ».

Les points principaux à checker pour choisir un logiciel de paie qui vous aidera dans cette tâche souvent beaucoup plus difficile que ce que l’on croit sont:

Évaluation des besoins :

• Déterminez le nombre de salariés à gérer.
• Identifiez les spécificités de votre entreprise (présence dans plusieurs pays, types de contrats, avantages spécifiques, etc.).
• Évaluez le niveau de compétence de l’équipe en charge de la paie.

Fonctionnalités essentielles à avoir :

• Calcul automatique : Le logiciel doit être capable de calculer automatiquement les salaires, les cotisations sociales, les taxes, etc.
• Mises à jour réglementaires et conformité : Assurez-vous que le logiciel est régulièrement mis à jour en fonction des changements législatifs et qu’il est et reste conforme aux règles en vigueur.
• Rapports et analyses : La capacité à générer des rapports détaillés et des analyses est cruciale.
• Intégration : Vérifiez si le logiciel peut être intégré à d’autres systèmes (comptabilité, RH, etc.).
• Gestion des temps et des activités : Si nécessaire, optez pour un logiciel qui offre des fonctionnalités de suivi du temps et des activités.
• Evolution: Assurez-vous que le logiciel peut évoluer avec la croissance de votre entreprise.

Support et formation :

• Assurez-vous que le fournisseur du système de paie offre un support réactif et de qualité.
• Vérifiez s’il existe des formations ou des tutoriels pour aider à la prise en main du logiciel.

Sécurité :

• La sécurité des données est primordiale. Assurez-vous que le logiciel offre des garanties en matière de sécurité et de confidentialité des données.

Coût :

• Évaluez le coût total, y compris les frais d’installation, de formation, de mise à jour, etc.
• Comparez les offres en fonction de votre budget et des fonctionnalités offertes.

Avis et recommandations :

• Consultez les avis en ligne et demandez des recommandations à d’autres entreprises ou à des experts en paie mais aussi à vos employés chargés de la paie.
• Si possible, testez le logiciel ou demandez une démo avant de prendre une décision.

Quels logiciels de paie ?

Il existe de nombreux logiciels de paie différents sur le marché, chacun avec ses propres caractéristiques et fonctionnalités. En voici quelques uns parmi les plus populaires en France :

• ADP : ADP est un leader mondial des solutions de paie et de ressources humaines. Son logiciel de paie est complet et facile à utiliser. Il offre une large gamme de fonctionnalités, notamment le calcul des salaires et des charges sociales, la gestion des congés payés, des absences et des heures supplémentaires, ainsi que la génération des bulletins de paie et des déclarations sociales. Points forts: application mobile, gestion des notes de frais, externalisation totale de la paie. Points faibles: son design et la difficulté à comprendre exactement le prix qu’on va payer.
• Cegid : Cegid est un acteur majeur des solutions de gestion pour les entreprises. Son logiciel de paie est conforme à la législation française et européenne. Points forts: Il offre une large gamme de fonctionnalités, notamment le calcul des salaires et des charges sociales, la gestion des congés payés, des absences et des heures supplémentaires, ainsi que la génération des bulletins de paie et des déclarations sociales. Points faibles: comme beaucoup de logiciels de ce type, il est très compliqué de comprendre quel est son prix. Certains utilisateurs trouvent aussi que le service client n’est pas à la hauteur du système.
• PayFit : PayFit est un logiciel de paie en ligne qui est simple et facile à utiliser. Il offre une large gamme de fonctionnalités, notamment le calcul des salaires et des charges sociales, la gestion des congés payés, des absences et des heures supplémentaires, ainsi que la génération des bulletins de paie et des déclarations sociales. Points forts: automatisation de la paie et facilité d’utilisation . Points faibles: prix élevé (avec en contrepartie l’absence d’engagement).
• Sage : Sage est un acteur majeur des solutions de gestion pour les TPE et PME. Son logiciel de paie est conforme à la législation française et européenne. Il offre une large gamme de fonctionnalités, notamment le calcul des salaires et des charges sociales, la gestion des congés payés, des absences et des heures supplémentaires, ainsi que la génération des bulletins de paie et des déclarations sociales. Points forts: Nombreuses fonctionnalités et facilité d’utilisation . Points faibles: prix et support clients .
• Bestpaye : Bestpaye est un logiciel de paie en ligne qui est facile à utiliser et qui offre un bon rapport qualité-prix. Il offre une large gamme de fonctionnalités, notamment le calcul des salaires et des charges sociales, la gestion des congés payés, des absences et des heures supplémentaires, ainsi que la génération des bulletins de paie et des déclarations sociales. Point fort: l’essentiel est accessible directement et donc on ne perd pas de temps . Points faibles: le système de crédits .
• Openpaye : Openpaye est un logiciel de paie en ligne qui est open source et gratuit. Il offre une large gamme de fonctionnalités, notamment le calcul des salaires et des charges sociales, la gestion des congés payés, des absences et des heures supplémentaires, ainsi que la génération des bulletins de paie et des déclarations sociales. Les utilisateurs ne mentionnent pas vraiment de points faibles ni de points forts.
• Agipaie : Agipaie est un logiciel de paie en ligne qui est conçu pour les petites et moyennes entreprises. Il offre une large gamme de fonctionnalités, notamment le calcul des salaires et des charges sociales, la gestion des congés payés, des absences et des heures supplémentaires, ainsi que la génération des bulletins de paie et des déclarations sociales. Les utilisateurs ne mentionnent pas vraiment de points faibles ni de points forts.
• Fiche-paie.net : Fiche-paie.net est un logiciel de paie en ligne qui est conçu pour les indépendants et les petites entreprises. Il offre une gamme de fonctionnalités limitée, mais il est facile à utiliser et abordable. Points forts: tarifs très bons et adapté pour beaucoup de conventions collectives . Points faibles: manque de fonctionnalités et d’automatisation .
• 123paie : 123paie est une solution en ligne qui promet de faire gagner du temps dans les traitements chronophages de la paie. Elle intègre beaucoup de fonctionnalités pour faire la paie rapidement. Points forts: facilité de prise en main, rapidité de traitement, possibilité de déléguer la paie aux équipes d’ 123paie . Points faibles: tarification difficile à comprendre .
• Silae : Silae est très connu dans le « milieu » de la paie mais il est plutôt réservé aux experts-comptables car il est assez complexe à utiliser, en particulier pour les petites entreprises ou les entreprises qui n’ont pas de personnel RH expérimenté.

Vous aurez donc remarqué que très souvent, le prix de la solution de paie est considéré comme un point faible. C’est assez naturel puisque souvent, les utilisateurs et employeurs ont du mal à comprendre le coût de traitement de la paie. On peut considérer qu’avec les progrès technologiques et notamment l’arrivée de l’Intelligence Artificielle, idéale pour simplifier et automatiser les processus et récupérer les données, les prix de ces solutions baisseront.

En ce qui concerne le choix d’un logiciel de paie, choisissez donc vraiment celui avec lequel votre personnel se sent le plus à l’aise.