Attestation d’Employeur Rematérialisée (AER) et Dématérialisée (AED)
6 avril 2024
L’attestation d’employeur est un document essentiel dans la gestion des relations de travail. Elle permet aux salariés de faire valoir leurs droits auprès de France Travail (ex Pôle Emploi) en cas de rupture du contrat de travail. Depuis quelques années, cette attestation a été dématérialisée pour simplifier son émission et son traitement. Toutefois, certains salariés peuvent encore avoir besoin d’une attestation rematérialisée. Retour sur les modalités de ces deux attestations et leurs implications pour les employeurs et salariés.
Qu’est-ce que l’attestation d’employeur dématérialisée (AED) ?
L’attestation d’employeur dématérialisée est la version électronique du document obligatoire que l’employeur doit remettre à son salarié à la fin du contrat de travail, qu’il s’agisse d’un licenciement, d’une démission, d’une rupture conventionnelle ou de la fin d’un CDD. Elle permet à l’ex-salarié de faire une demande d’indemnisation auprès de France Travail (ex Pôle Emploi).
Cette version vise à faciliter sa transmission et à éviter les erreurs de remplissage. En effet, les employeurs sont tenus, sauf exception, d’envoyer cette attestation via le portail de déclaration sociale nominative (DSN) ou sur le site de France Travail (ex Pôle Emploi).
Qu’est-ce que l’attestation rematérialisée (AER) ?
L’attestation rematérialisée correspond à une version papier du document dématérialisé, qui peut être imprimée et remise au salarié lorsqu’il en fait la demande. Cette version peut être utile pour les salariés qui n’ont pas accès aux outils numériques ou qui rencontrent des difficultés à utiliser les services en ligne de France Travail (ex Pôle Emploi).
L’employeur doit donc être en mesure de fournir cette attestation sous format papier si le salarié en exprime le besoin. Toutefois, elle ne remplace pas la transmission obligatoire de l’attestation dématérialisée à France Travail (ex Pôle Emploi).
Comment fonctionne la dématérialisation ?
L’attestation d’employeur est transmise électroniquement à France Travail (ex Pôle Emploi) par le biais de la DSN, qui centralise l’ensemble des déclarations sociales obligatoires. Pour les entreprises qui ne sont pas soumises à la DSN, il est possible de la générer et de l’envoyer via l’espace employeur de France Travail (ex Pôle Emploi).
Ce système permet un traitement plus rapide des dossiers, évite les erreurs liées à la saisie manuelle et réduit les risques de retard dans le versement des allocations chômage. Il est également possible pour l’employeur de télécharger un exemplaire de l’attestation une fois celle-ci validée.
Comment envoyer une attestation d’employeur dématérialisée ?
Les entreprises disposent de plusieurs solutions pour transmettre une AED :
- Via le site de France Travail: l’employeur remplit le formulaire en ligne.
- Par le biais d’un logiciel de paie compatible : les données sont automatiquement exportées et transmises.
- Via une plateforme de gestion des RH : certaines solutions intègrent la transmission des attestations.
Les entreprises de plus de 10 salariés ont l’obligation d’utiliser un moyen dématérialisé, sous peine de sanctions. Pour les plus petites structures, l’usage du format électronique est encouragé, mais reste facultatif.
Quelles obligations pour l’employeur ?
Tout employeur est tenu de remettre une attestation d’employeur conforme aux exigences de France Travail (ex Pôle Emploi). La non-transmission ou la transmission tardive de ce document peut entraîner des sanctions administratives. Le salarié peut, en outre, saisir le conseil de prud’hommes en cas de non-délivrance du document.
L’utilisation de la DSN pour cette transmission est obligatoire pour la plupart des entreprises. Seuls certains employeurs, notamment ceux n’ayant pas l’obligation d’utiliser la DSN, peuvent encore recourir à l’envoi manuel via le portail de Pôle emploi.
Avantages et inconvénients
La dématérialisation présente plusieurs avantages :
- Une transmission plus rapide et sécurisée.
- Une réduction des erreurs de saisie.
- Un suivi en ligne facilité pour l’employeur comme pour l’ancien salarié.
Toutefois, certains employeurs peuvent rencontrer des difficultés techniques, notamment s’ils ne sont pas familiers avec la DSN ou avec les outils numériques. Il est donc essentiel d’anticiper ces problèmes en se formant aux solutions de dématérialisation.
L’attestation rematérialisée permet quant à elle de répondre aux besoins des salariés qui ne peuvent pas accéder à la version électronique, mais elle ne dispense pas l’employeur de ses obligations légales de transmission à France Travail (ex Pôle Emploi).
Comment se conformer à cette obligation ?
Pour éviter tout risque de sanction, les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent d’un accès fonctionnel à la DSN ou à l’espace employeur de France Travail (ex Pôle Emploi).
Un employeur qui ne fournit pas cette attestation ou qui tarde à le faire expose son entreprise à plusieurs risques :
- Un contentieux prud’homal pouvant déboucher sur des dommages et intérêts en faveur du salarié.
- Une amende pour non-respect des obligations administratives.
- Un blocage de l’inscription du salarié à France Travail (Pôle Emploi), retardant ainsi le versement de ses droits.