Calcul des cotisations et contributions sociales – le guide
27 mai 2024
Lorsque vous êtes employeur, les cotisations et contributions sociales que vous versez à l’Urssaf reposent sur l’ensemble des sommes et avantages versés à vos salariés. Ces éléments constituent la base de calcul des cotisations. Afin de déterminer le montant exact de celles-ci, il est nécessaire de multiplier la base par les différents taux de cotisations et contributions en vigueur. Voyons ensemble les étapes pour calculer correctement ces cotisations, tout en préservant la conformité aux obligations sociales.
Déterminer la base de calcul des cotisations
La première étape consiste à déterminer la base de calcul, aussi appelée « assiette des cotisations ». Dans le secteur privé, chaque salarié possède sa propre base de cotisations, qui peut varier d’un mois à l’autre. L’assiette inclut toutes les sommes versées ainsi que les avantages consentis aux salariés, qu’ils soient en nature ou en argent, dus en contrepartie ou à l’occasion du travail, peu importe leur nature ou leur appellation. Cela comprend les salaires, les primes, les avantages en nature tels que le logement ou le véhicule de fonction, et bien d’autres encore.
Certaines sommes, bien que prises en compte pour l’assiette de la CSG-CRDS, sont exclues de l’assiette des cotisations de sécurité sociale. C’est le cas par exemple des primes d’intéressement et de participation, de l’abondement aux différents plans d’épargne (PEE, PERCO), des contributions patronales finançant des prestations de protection sociale collective et obligatoire, ou encore des contributions à l’acquisition de chèques-vacances pour les entreprises de moins de cinquante salariés. Par ailleurs, certaines indemnités versées lors de la rupture du contrat de travail peuvent être partiellement exemptées.
Dans le secteur public, la base de calcul diffère en fonction du statut des agents embauchés. Les agents titulaires sont soumis au régime spécial, tandis que les agents non titulaires relèvent du régime général de sécurité sociale. La base de calcul de leurs cotisations est généralement constituée du traitement indiciaire brut (TIB) auquel peuvent s’ajouter des éléments comme la nouvelle bonification indiciaire (NBI) ou des primes spécifiques, telles que la prime de sujétion pour les aides-soignants. Les accessoires de traitement sont toutefois exclus de l’assiette des cotisations.
Calculer le montant des cotisations pour chaque salarié
Une fois la base de calcul établie, il est nécessaire de calculer le montant des cotisations pour chaque salarié. Ce montant est obtenu en multipliant l’assiette par le taux de chaque cotisation applicable. Par exemple, les cotisations d’assurance maladie, les contributions CSG-CRDS, et les cotisations de retraite sont toutes soumises à des taux précis qui peuvent être différents selon la situation de l’employeur ou du salarié.
Les cotisations sont généralement calculées soit sur la totalité du salaire, soit sur le montant dans la limite du plafond de la sécurité sociale. Certains taux sont modulés selon différents critères : le nombre de salariés (par exemple, pour la contribution au Fonds national d’aide au logement, Fnal), l’implantation géographique (régions d’Outre-mer ou certaines zones particulières comme le Bas-Rhin), ou encore la nature de l’activité, comme c’est le cas pour le taux de cotisation accident du travail fixé par la Carsat.
Les employeurs peuvent utiliser des simulateurs disponibles en ligne, notamment sur le site de l’Urssaf, pour estimer le montant des cotisations à prévoir lors de l’embauche de nouveaux salariés. Ces outils permettent également de calculer le coût total de la rémunération et de déterminer le salaire net qui sera versé au salarié, après déduction des cotisations.
Déclarer et verser les cotisations sociales
La 3ème étape consiste à déclarer et verser l’ensemble des cotisations sociales. Les cotisations dues par le salarié sont prélevées directement sur son salaire brut à chaque paie, afin qu’il ne perçoive que son salaire net. Les cotisations patronales, quant à elles, sont à la charge de l’employeur et doivent être versées à l’Urssaf chaque mois via la déclaration sociale nominative (DSN).
La DSN est une procédure de déclaration unique et dématérialisée qui permet de simplifier les obligations des employeurs vis-à-vis de la sécurité sociale. En effet, elle regroupe toutes les informations relatives aux cotisations et aux contributions dues, ce qui évite les erreurs de calcul ou d’oublis lors des déclarations multiples.
Ces 3 étapes sont essentielles pour garantir la conformité aux règles de sécurité sociale et minimiser les risques de redressement. Pour vérifier que votre entreprise est conforme à tout ceci, n’hésitez pas à nous contacter !