La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

2 août 2024

Embaucher un salarié entraine des obligations administratives incontournables. Parmi celles-ci, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité essentielle, imposée par la loi et gérée par l’Urssaf. La DPAE, extrêmement importante, est souvent perçue comme une contrainte bureaucratique, voire un guet-apens administratif si elle n’est pas réalisée dans les délais.

Qu’est-ce que la DPAE et pourquoi est-elle si importante ?

La DPAE permet à l’employeur de regrouper en une seule déclaration plusieurs formalités administratives liées à l’embauche, telles que l’immatriculation du salarié à la sécurité sociale et la demande d’adhésion à un service de santé au travail. Elle doit être effectuée dans un délai strict de 8 jours avant la prise de fonction ou l’entrée en période d’essai du salarié. Ce délai est incompressible, et toute omission expose l’employeur à des sanctions sévères.

Non seulement la DPAE garantit la régularité de l’embauche aux yeux de la loi, mais elle permet aussi de protéger l’employeur en cas d’accident du travail. Par ailleurs, elle ouvre au salarié des droits sociaux, comme l’affiliation à l’assurance chômage, et permet à l’entreprise de bénéficier d’éventuelles exonérations sociales.

A qui s’applique l’obligation de DPAE ?

La déclaration concerne toutes les entreprises françaises, quel que soit leur secteur d’activité, dès lors qu’elles embauchent des salariés relevant du régime général de la sécurité sociale. Elle s’applique aussi bien aux contrats à durée indéterminée (CDI) qu’aux contrats à durée déterminée (CDD), aux contrats d’apprentissage ou encore aux contrats saisonniers. Même un employeur qui recrute un salarié pour une courte durée ou en qualité d’extra doit procéder à cette déclaration.

De plus, les associations employant des salariés ne sont pas exemptées de cette obligation. De manière plus spécifique, les entreprises de travail temporaire et les groupements d’employeurs doivent aussi s’y conformer pour le personnel mis à disposition. Enfin, la déclaration doit être faite même si l’employé n’a pas encore de numéro de sécurité sociale.

Comment réaliser la DPAE et éviter les erreurs ?

Pour effectuer la déclaration, l’employeur doit s’adresser à l’Urssaf compétente, soit celle de l’établissement dans lequel le salarié travaillera, soit, dans certains cas, une Urssaf centrale lorsque le dispositif de versement en lieu unique (VLU) est appliqué. La procédure peut être réalisée facilement en ligne via le site Urssaf.fr ou Net-entreprises.fr, que ce soit pour la première embauche ou pour des employés supplémentaires.

Parmi les informations à fournir, certaines sont très importantes pour valider la DPAE : le numéro Siret de l’établissement, la dénomination sociale de l’entreprise, les informations relatives au salarié (identité, numéro de sécurité sociale ou NIA) ainsi que les détails du contrat de travail (type de contrat, date d’embauche, etc.).

Pour les entreprises qui gèrent un grand volume de recrutements, l’Urssaf propose une solution API DPAE, un système automatisé qui permet l’envoi en masse des déclarations depuis un logiciel de paie. Ce système est particulièrement avantageux pour les entreprises de grande taille et les cabinets qui gèrent les paies de plusieurs sociétés.

Les sanctions en cas d’absence de DPAE

L’absence de DPAE expose l’employeur à des sanctions lourdes. En cas de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié, l’employeur risque jusqu’à 45 000 euros d’amende et trois ans d’emprisonnement pour les personnes physiques, tandis que les personnes morales peuvent être condamnées à 225 000 euros d’amende. De plus, une pénalité administrative équivalente à 300 fois le taux horaire du minimum garanti peut être appliquée.

Les donneurs d’ordre, comme les maîtres d’ouvrage, sont aussi concernés par l’obligation de vigilance vis-à-vis de leurs cocontractants. Si un sous-traitant manque à ses obligations de déclaration, ils peuvent être tenus solidairement responsables du paiement des cotisations et taxes dues, et se voir contraints de rembourser d’éventuelles aides publiques indûment perçues.

Dans quels cas est-il possible d’être exempté de DPAE ?

Il existe quelques cas d’exemption. Par exemple, les stagiaires ou les volontaires du service civique ne sont pas considérés comme salariés au sens du code du travail. Par conséquent, ils ne font pas l’objet d’une DPAE. De même, lors d’une fusion ou d’une reprise d’entreprise, si les salariés conservent leurs emplois sans interruption, il n’est pas nécessaire de renouveler les déclarations pour chacun d’eux.

En résumé, la DPAE reste une formalité incontournable pour toute entreprise qui souhaite embaucher en toute conformité. Ignorer cette obligation ou la traiter à la légère peut entraîner des conséquences financières et judiciaires extrêmement lourdes. Vérifiez bien que vos processus sont conformes !