Fiche de paie pour stagiaire

15 septembre 2023

La gestion des stagiaires dans une entreprise peut soulever des questions, notamment en ce qui concerne leur fiche de paie et les obligations légales. Voici quelques points clés à ce sujet.

Rappelons tout d’abord que l’employeur et le stagiaire doivent être « liés » par une convention de stage, qui comporte des mentions obligatoires comme le nom du tuteur, les activités confiées au stagiaire, la durée et le volume horaire de la formation, les dates de stage, et le régime de protection sociale.

La rémunération (ou gratification) du stagiaire est obligatoire si le stage dure plus de 2 mois. Elle ne peut être inférieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale.
Elle est versée mensuellement, et elle peut être calculée soit selon le nombre réel d’heures effectuées ou selon un lissage mensuel.
Les gratifications de stage sont exonérées de cotisations et de contributions sociales jusqu’à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Elles sont également exonérées d’impôts sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC.

Fiche de Paie pour un stagiaire: obligatoire ?

La fiche de paie n’est pas obligatoire si la gratification est égale ou inférieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Si elle dépasse ce seuil, la fiche de paie est obligatoire.
Dans ce cas, la fiche de paie du stagiaire doit inclure l’exclusion de certaines cotisations et l’indication de la partie exonérée si la gratification dépasse la gratification obligatoire minimale.
 
Le stagiaire doit être déclaré en DSN si il est présent plus de 2 mois ou si la gratification dépasse le seuil de franchise.
Notons que les stagiaires bénéficient d’une protection en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, mais la situation varie selon le montant de la gratification.

Rappelons enfin qu’une entreprise de MOINS de 20 salariés ne peut pas accueillir plus de 3 stagiaires en même temps et qu’une entreprise d’effectif supérieur à 20 salariés, ne peut pas avoir plus de 15% de son effectif en stagiaires.
 
Le non-respect de toutes ces obligations peut entraîner une amende.  Votre entreprise respecte-t-elle bien toutes ces règles ? N’hésitez pas à vérifier !

AVERTISSEMENT : Les pratiques réglementaires liées à la gratification des stagiaires, dans ses aspects légaux, conventionnels et liés aux accords d’entreprises sont complexes. Cette complexité réside dans la variété des règles attachées à des situations bien précises dans le respect d’une hiérarchie des normes très codifiées. La réglementation évolue et le corpus de règles à prendre en compte à la date d’un événement est susceptible d’être remis en cause par le législateur, par des interprétations jurisprudentielles, des accords de branches ou des accords d’entreprise.

Les situations décrites précédemment sont génériques. Pour sécuriser un calcul ou une procédure, il convient d’étudier le cas de façon minutieuse pour déterminer les règles applicables