Renseigner la BDES en toute conformité

24 mai 2023

Est-ce que votre BDES est conforme ? N’hésitez pas à nous la faire auditer !

Rappel: la Base de Données Économiques et Sociales (BDES) est un dispositif imposé par la loi pour les entreprises françaises à partir de 50 salariés. Créée par la loi du 14 juin 2013 sur la sécurisation de l’emploi, la BDES vise à faciliter l’accès aux informations stratégiques pour les représentants du personnel, améliorant ainsi le dialogue social et la transparence des décisions économiques et sociales de l’entreprise.

Pour être conforme à la législation, la BDES doit inclure diverses informations clés sur l’entreprise, couvrant les domaines suivants :

1. Investissements sociaux : Cette section inclut des données sur les effectifs, la gestion prévisionnelle des emplois, et les politiques de formation professionnelle.
2. Investissements matériels et immatériels : Les informations doivent porter sur les actifs de l’entreprise, les amortissements, les dépenses de recherche et développement, et l’amélioration des méthodes de production.
3. Fonds propres et endettement : Il s’agit de détailler les capitaux propres, les emprunts, et la situation de l’endettement de l’entreprise.
4. Impôts et taxes : Les montants versés au titre des impôts locaux, des taxes sur les salaires, et des diverses contributions doivent figurer dans la BDES.
5. Activités sociales et culturelles : Cette section doit inclure les montants alloués aux activités du CSE et aux actions de mécénat.
6. Rémunération des salariés et dirigeants : Les évolutions salariales, y compris les cotisations sociales, et les rémunérations des dirigeants doivent être clairement documentées.
7. Activités financières : Il est nécessaire d’inclure les revenus financiers, les dividendes distribués, et les flux financiers intra-groupe.
8. Résultats d’exploitation : Les performances économiques de l’entreprise, les marges et les résultats annuels doivent être précisés.
9. Transferts financiers : Les flux financiers entre l’entreprise et ses partenaires, y compris les subventions et crédits d’impôts reçus, doivent être documentés.

Quelles étapes pour remplir une BDES en conformité ?

1. Identification des informations nécessaires : Commencez par déterminer les données à intégrer et les sources internes d’information, telles que la comptabilité, les ressources humaines, et la direction.
2. Mise en place d’un système de collecte et centralisation : Établissez un rétroplanning avec des responsables désignés pour chaque domaine. L’utilisation d’un système de partage de documents sécurisé facilite la collecte et la mise à jour des informations.
3. Création du modèle de BDES : Concevez un modèle adapté aux besoins de votre entreprise en respectant les sections obligatoires. Vous pouvez opter pour un support papier ou numérique.
4. Vérification et consolidation des données : Assurez-vous que les informations sont complètes et conformes aux exigences légales. Les vérifications régulières permettent d’éviter les omissions et les erreurs.
5. Mise à jour régulière de la BDES : La BDES doit refléter en permanence la situation actuelle de l’entreprise. Une mise à jour au moins annuelle est recommandée, mais des ajustements plus fréquents peuvent être nécessaires en fonction des évolutions internes.

Éviter les erreurs courantes en ce qui concerne la BDES

• Respecter les obligations légales : Assurez-vous que le contenu et la présentation de la BDES sont conformes aux exigences du Code du travail.
• Ne pas omettre d’informations : Chaque section de la BDES doit être remplie avec des données pertinentes et à jour.
• Garantir la transparence : Les données doivent être claires et facilement accessibles pour les représentants du personnel.
• Éviter une BDES obsolète : Une BDES qui n’est pas régulièrement mise à jour peut nuire au dialogue social et entraîner des sanctions.

Conformité et contrôles de la BDES

Pour vérifier la conformité de la BDES, mettez en place des contrôles internes réguliers et impliquez les représentants du personnel dans l’évaluation des données. Un manquement à cette obligation expose l’employeur à des sanctions allant de l’amende à la responsabilité civile ou pénale.

Remplir une BDES en respectant la loi est une tâche complexe mais essentielle pour toute entreprise concernée. Il ne s’agit pas seulement d’une obligation légale, mais d’un outil stratégique pour une gestion transparente et une relation de confiance avec les représentants du personnel.