Que faire en cas d’erreur sur la fiche de paie d’un salarié : cas du trop payé ou du pas assez payé

28 août 2023

Des erreurs sur les fiches de paie peuvent survenir à tout moment et il est donc important de savoir les corriger, les gérer car elles peuvent avoir des conséquences négatives.

Voici les cas du trop ou pas assez payé sur la fiche de paie, avec les actions concrètes à suivre.

Erreur sur la fiche de paie: Trop Payé

Si vous découvrez que vous avez trop payé un salarié, voici les étapes à suivre:

– Identifiez la nature et l’origine de l’erreur. Est-ce un taux incorrect, une erreur de calcul, ou autre chose?

– Communiquez avec le salarié concerné dès que possible. Expliquez l’erreur et proposez un plan de remboursement.

– Mettre en place un Plan de Remboursement : Si le salarié accepte, vous pouvez mettre en place un plan de remboursement étalé sur plusieurs mois.

– Documenter l’Accord : Mettez par écrit l’accord avec le salarié et assurez-vous que les deux parties le signent.

–  Corriger la Fiche de Paie: Faites les ajustements nécessaires sur la fiche de paie et les déclarations associées.

– Consulter un Expert si nécessaire : Si la situation est complexe, consultez un expert-comptable ou un avocat spécialisé en droit du travail.

Erreur sur la fiche de paie: Moins Payé

Si vous découvrez que vous avez moins payé un salarié qu’il y aurait dû, voici les étapes à suivre:

– Analyser l’Erreur : Comme dans le cas précédent, identifiez la nature et l’origine de l’erreur.

– Informer le Salarié : Informez le salarié de l’erreur et présentez vos excuses.

– Payer la Différence : Payez rapidement la différence due au salarié. Vous pouvez le faire dans le prochain cycle de paie ou par un paiement séparé.

– Corriger la Fiche de Paie : Assurez-vous que la correction est reflétée dans la fiche de paie et les déclarations associées.

– Documenter la Correction : Gardez une trace écrite de la correction et de la communication avec le salarié.

– Consulter un Expert si Nécessaire : Encore une fois, si la situation est complexe, n’hésitez pas à consulter un expert.

Avez-vous vérifié que vos fiches de paie sont correctes, notamment en ce qui concerne le montant à payer ?