Comment comptabiliser les logiciels ou solutions SaaS ?

17 janvier 2024

Dans l’écosystème professionnel actuel, les logiciels ou solutions SaaS occupent une place centrale, facilitant l’automatisation des tâches, la gestion des données et la communication. Leur importance pour le suivi financier et la gestion de projet est indéniable.

Cela pose la question de savoir comment comptabiliser les coûts liés à ces outils numériques, en particulier les abonnements logiciels.

Voici les principes de comptabilisation des abonnements logiciels et SaaS.

Logiciel ou SaaS ?

Il est tout d’abord important de faire la différence entre « logiciel » et « Saas » car le traitement juridique et comptable des 2 types de systèmes est différent.

Un logiciel est un ensemble d’instructions exécutées par un ordinateur pour accomplir des tâches spécifiques. Il est généralement installé sur l’ordinateur de l’utilisateur et nécessite souvent des mises à jour et des licences d’utilisation.

Les solutions SaaS (Software as a Service), quant à elles, sont des logiciels accessibles en ligne via un navigateur web. Les utilisateurs n’ont pas besoin de les installer localement. Le fournisseur gère l’hébergement, les mises à jour et la maintenance. Les utilisateurs accèdent au service via un abonnement.

En ce qui concerne les contrats, la différence principale réside dans la manière dont le logiciel est utilisé :

• Contrat de licence logiciel : Ce contrat permet à l’utilisateur de copier et d’installer le logiciel sur son propre matériel. Il inclut généralement une licence de droit d’auteur, autorisant la reproduction du logiciel.
• Contrat SaaS : Le client utilise le logiciel hébergé sur les serveurs du fournisseur, sans en faire de copie. Il s’agit d’un service plutôt que d’un produit, l’accès se faisant par le biais d’un abonnement.

Il est à noter que plusieurs clauses sont essentielles dans un contrat SaaS :

1. Abonnement : Le client paie pour un accès continu au service, sans acheter le logiciel lui-même.
2. Maintenance : Le fournisseur assure la maintenance et les mises à jour, garantissant que tous les utilisateurs bénéficient des dernières améliorations simultanément.
3. Accord de niveau de service (ANS) : Définit les performances et la disponibilité garanties du service, incluant des métriques comme le taux de disponibilité et le temps de réponse.
4. Gestion des données et sécurité : Le fournisseur s’engage à protéger les données des utilisateurs et à respecter les réglementations, comme le RGPD.

A noter également que certaines entreprises combinent les 2 modèles, offrant à la fois des logiciels installés et des solutions SaaS. Cela permet une transition progressive vers le SaaS, tout en continuant à supporter les utilisateurs des versions installées.

Ces différences entre logiciel Saas sont parmi les causes des différences de traitements comptables selon la solution qu’on utilise.

Comptabilisation des abonnements logiciels : principes clés

La méthode de comptabilisation dépend largement de la manière dont le logiciel est acquis et utilisé par l’entreprise. Voici quelques scénarios et comment les traiter comptablement :

• Logiciels Acquis comme Immobilisations Incorporelles : Si le logiciel est acheté pour une utilisation à long terme, il est considéré comme une immobilisation incorporelle.
• Logiciels de Faible Valeur : Les logiciels dont la valeur est considérée comme non significative (moins de 500 euros HT) peuvent être directement comptabilisés en charges, typiquement sous le compte 6064 pour le matériel de bureau non stocké.
• Logiciels Préinstallés : Les logiciels qui sont intégrés dans le matériel informatique acquis sont comptabilisés dans le compte 2183.
• Abonnements Annuels Non SaaS : Pour les logiciels hébergés localement, la classification dépend des termes du contrat, qui déterminent si les coûts doivent être amortis ou traités comme des charges.

Traitement comptable des factures d’abonnement

Pour les licences de logiciel

Lorsqu’une entreprise achète une licence de logiciel, cela donne droit à l’utilisation du logiciel. Si le logiciel est acheté indépendamment, sans être lié à un achat de matériel, il est enregistré comme une immobilisation incorporelle.

Exemple d’Écriture Comptable pour l’Achat de Licence :

• Débit du compte fournisseur pour le coût d’achat.
• Crédit du compte d’immobilisation incorporelle pour le droit d’utilisation du logiciel.
• Débit de la TVA déductible si applicable.

Pour les Abonnements SaaS

Le modèle SaaS (Software as a Service), où le logiciel est utilisé via une plateforme en ligne avec un abonnement, est traité comme une location de service. Ici, le fournisseur maintient la propriété du logiciel.

Exemple d’Écriture Comptable pour SaaS :

• Débit du compte de charges pour le montant de l’abonnement.
• Crédit du compte fournisseur pour le coût total.
• Débit de la TVA déductible sur charges externes si applicable.

Distinguer l’achat et la location de logiciel

Il est important de faire la différence entre l’achat d’une licence logicielle, traité comme une immobilisation, et la souscription à un service SaaS, considéré comme une charge d’exploitation. Ce traitement diffère principalement en termes de propriété et d’amortissement.

La gestion comptable des abonnements logiciels nécessite une attention particulière aux détails et à la nature de l’abonnement. Évaluer correctement si un logiciel doit être considéré comme une charge ou une immobilisation influence la manière dont les transactions sont enregistrées. Comme les règles comptables peuvent évoluer, il est conseillé de se référer aux normes en vigueur et de consulter un expert-comptable pour des cas spécifiques.