Calcul des congés payés – Principe général

28 août 2023

En France, la durée des congés payés est déterminée par la loi.

Concrètement, chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables (ou 5 semaines) par an. Cette règle s’applique quel que soit le type de contrat (temps plein, temps partiel, CDD, CDI, etc.).

En tant qu’employeur, vous devez savoir comment calculer les congés payés car les salariés posent souvent des questions à ce sujet et vous n’êtes pas non plus à l’abri d’une erreur de votre comptable.

Précisons tout d’abord la notion importante de « période de référence ».

La période de référence pour l’acquisition des congés payés est généralement du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Par exemple, pour les congés payés de 2023, la période de référence serait du 1er juin 2022 au 31 mai 2023.

Acquisition des jours de congés

Pour chaque mois travaillé pendant la période de référence, un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés. Par exemple, si un salarié a travaillé pendant 12 mois pendant la période de référence, il aurait droit à 30 jours ouvrables de congés payés (2,5 jours x 12 mois). 30 jours est un maximum.

NB: Quand le nombre de jours de congés payés n’est pas un nombre entier, le code du travail prévoit que la durée du congé passe au nombre entier immédiatement supérieur.

Quel salaire pendant les congés et comment le calculer ?

Pendant ces vacances, le salarié doit recevoir sa rémunération habituelle pendant ses congés payés.

Le calcul du salaire pendant cette période peut se faire de 2 manières, et l’employeur doit choisir la méthode la plus avantageuse pour le salarié :

• La règle du dixième : le salaire de congé est égal à 1/10ème de la rémunération brute que le salarié a reçue pendant la période de référence.
• La règle du maintien de salaire : le salaire de congé est égal à la rémunération que le salarié aurait reçue s’il avait continué à travailler.

Attention car certaines conventions collectives peuvent prévoir des règles différentes pour le calcul des congés payés donc vérifiez la convention collective applicable à votre entreprise pour connaître les règles spécifiques.

Calcul des congés payés en fin de contrat

Lorsqu’un contrat de travail se termine, qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement ou de la fin d’un contrat à durée déterminée, l’employé a droit à une indemnité compensatrice de congés payés pour les jours de congés qu’il n’a pas pris. Voici comment la calculer :

1. Déterminer le nombre de jours de congés non pris : Vous devez d’abord déterminer combien de jours de congés payés le salarié a acquis mais n’a pas pris. Cela comprend les jours acquis pendant la dernière période de référence (du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours) ainsi que les jours acquis depuis le 1er juin si le contrat se termine après cette date.
2. Calculer l’indemnité compensatrice de congés payés : Une fois que vous avez déterminé le nombre de jours de congés non pris, vous devez calculer l’indemnité compensatrice. Cette indemnité est généralement calculée de deux façons, et vous devez choisir la méthode la plus avantageuse pour le salarié comme pour les congés payés « habituels »:

• La règle du dixième : L’indemnité est égale à 1/10ème de la rémunération brute que le salarié a reçue pendant la période de référence (pour les jours acquis pendant cette période) et depuis le 1er juin (pour les jours acquis après cette date).
• La règle du maintien de salaire : L’indemnité est égale à la rémunération que le salarié aurait reçue s’il avait pris ses jours de congés.

Par exemple, si un salarié a un salaire brut de 2000€ par mois et a 5 jours de congés non pris, l’indemnité compensatrice serait calculée comme suit :

• Avec la règle du dixième : (2000€ x 12 mois) / 10 = 2400€. C’est l’indemnité pour l’année entière. Pour 5 jours, il faut diviser ce montant par 30 (le nombre de jours de congés acquis en un an) et le multiplier par 5 : (2400€ / 30) x 5 = 400€.
• Avec la règle du maintien de salaire : Le salaire quotidien est de 2000€ / 30 = 66,67€. Pour 5 jours, l’indemnité serait de 66,67€ x 5 = 333,35€.

Dans cet exemple, l’employeur devrait choisir la règle du dixième, car elle est plus avantageuse pour le salarié.

Encore une fois, regardez bien la convention collective applicable à votre entreprise, car elle peut prévoir des règles différentes pour le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés.

Il existe de nombreux simulateurs Excel mais nous vous conseillons de faire vérifier la conformité du calcul des congés payés en nous contactant.

Attention ! Ce qui précède décrit le principe général des calculs des congés payés. La réalité est plus complexe car il faut prendre en compte les spécificités de la convention collective ou des accords d’entreprise le cas échéant, rentrer dans le détail des salaires de référence très précis, des règles d’arrondis, de qualification des congés …

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes dans le calcul des congés payés ?

Les erreurs sont beaucoup plus fréquentes que l’on croit dans les calculs des congés payés et elles peuvent avoir des conséquences importantes pour les salariés et les entreprises. Elles peuvent par exemple entraîner des litiges, des pénalités et des dépenses inutiles.

Les erreurs les plus fréquentes sont :

• Erreur de calcul du nombre de jours de congés payés : Le nombre de jours de congés payés est calculé en fonction de l’ancienneté du salarié et de la durée du travail. Il est important de vérifier que le nombre de jours de congés payés est correct.
• Erreur de calcul de la rémunération des congés payés : La rémunération des congés payés est calculée sur la base de la rémunération brute du salarié. Il est important de vérifier que la rémunération des congés payés est correcte, en tenant compte des primes, des heures supplémentaires, etc.
• Erreur de prise en compte des absences : Les absences du salarié, telles que les congés maladie, les jours fériés et les congés sans solde, peuvent affecter le nombre de jours de congés payés acquis par le salarié. Il est important de vérifier que les absences ont été prises en compte correctement.
• Erreur de prise en compte des jours fériés : Les jours fériés sont des jours non travaillés qui doivent être pris en compte dans le calcul des congés payés. Il est important de vérifier que les jours fériés ont été pris en compte correctement.
• Erreur de prise en compte des congés payés pris en avance : Les salariés peuvent prendre des congés payés en avance, mais il est important de respecter les règles en vigueur. Il est important de vérifier que les congés payés pris en avance ont été pris en compte correctement.

Pour éviter les erreurs, il est important de bien connaître la législation en vigueur relative aux congés payés et de disposer d’un système de calcul des congés payés fiable.

Pour éviter les erreurs :

• Consultez la législation en vigueur : La législation relative aux congés payés est complexe. Il est important de consulter la législation en vigueur afin de connaître vos obligations et les droits de vos salariés.
• Utilisez un outil de calcul des congés payés fiable : Il existe de nombreux outils de calcul des congés payés disponibles sur le marché. Il est important de choisir un outil fiable qui respecte la législation en vigueur.
• Formez vos collaborateurs : Il est important de former vos collaborateurs aux règles applicables en matière de congés payés. Cela leur permettra de mieux comprendre leurs droits et leurs obligations.
• N’hésitez pas à faire un audit du calcul des congés payés !