La note d’information

28 mars 2024

La note d’information, bien que souvent perçue comme un simple document administratif, joue un rôle stratégique dans la gestion de la communication entre la direction et les salariés. Son objectif est de fournir des informations importantes de manière claire et concise, que ce soit sur des consignes de sécurité, des changements organisationnels, ou des mises à jour relatives aux politiques de l’entreprise.

Attention à ne pas confondre note d’information et note de service.

Qu’est-ce qu’une note d’information ?

Une note d’information est un document émis par l’entreprise pour informer les salariés de changements, d’instructions ou d’événements internes. Son contenu peut être très varié : il peut s’agir de nouvelles directives de sécurité, d’annonces concernant les avantages sociaux, de mises à jour des politiques internes, de rappels sur des règles établies, ou encore de formations et événements à venir.

Elle est habituellement rédigée par les ressources humaines ou la direction, et vise à garantir que chaque employé reçoive des informations précises sans avoir besoin d’organiser des réunions fréquentes. Dans certains cas, le Comité social et économique (CSE) peut être impliqué dans la rédaction de ces notes, notamment lorsqu’elles touchent aux conditions de travail.

Pourquoi utiliser une note d’information ?

La note d’information présente plusieurs avantages pour la gestion interne. Elle permet de diffuser efficacement des informations clés sans pour autant recourir à des réunions qui peuvent faire perdre du temps. De plus, en constituant une preuve de la transmission d’information, elle garantit la transparence des communications. Une note d’information bien rédigée peut aussi aider à clarifier des obligations légales, à rappeler des procédures de sécurité ou à notifier des modifications dans les politiques de l’entreprise.

Bien que non obligatoire, elle représente un outil essentiel pour assurer une communication fluide au sein de l’entreprise, surtout dans des contextes où les informations doivent être disponibles à tout moment et archivées pour une consultation ultérieure. C’est pourquoi de nombreuses entreprises y recourent pour prévenir tout malentendu ou omission dans les communications internes.

Conseils pour bien rédiger une note d’information

Pour que la note d’information soit efficace, certains points doivent être respectés :

• Objectif clair : Avant tout, il est nécessaire de définir précisément l’objectif du message à transmettre. Cela permet de s’assurer que le contenu soit pertinent et compréhensible.
• Hiérarchie de l’information : Placez les informations les plus importantes en tête, suivies des détails secondaires. Une structure logique facilitera la compréhension.
• Concision et clarté : Le langage employé doit être simple, sans charabia technique. Les phrases doivent être courtes et directes.
• Personnalisation du ton : Selon le sujet abordé, adaptez le ton de la note. Une annonce festive ne sera pas communiquée de la même manière qu’une mauvaise nouvelle.
• Mise en page : Utilisez des paragraphes courts, des titres et des sous-titres pour structurer le texte, et assurez-vous que la mise en page soit claire et professionnelle.
• Date et validité : La note doit préciser la date à laquelle elle a été émise ainsi que sa période de validité.
• Contact : Prévoyez un contact en cas de questions. Cela montre que l’entreprise est prête à éclairer les points qui pourraient rester flous pour certains.

Comment diffuser une note d’information

La diffusion de la note d’information peut se faire par différents canaux en fonction de la culture et des pratiques de l’entreprise :

• Courrier électronique : Pratique et rapide, il permet d’assurer une diffusion large, avec la possibilité de cibler les destinataires.
• Intranet : L’intranet de l’entreprise est une plateforme idéale pour rendre les informations disponibles en permanence.
• Affichage physique : Placer la note sur des panneaux d’affichage dans des zones fréquentées par les salariés reste une méthode efficace, surtout pour les employés qui n’ont pas un accès constant aux outils numériques.
• Distribution lors de réunions : La remise en main propre permet non seulement de transmettre l’information, mais également de répondre aux questions immédiates.

Valeur juridique de la note d’information

Contrairement à d’autres documents internes, la note d’information n’a pas de valeur contractuelle directe, mais elle peut renvoyer à des éléments contractuels existants. Si elle concerne des prescriptions générales et permanentes qui modifient des obligations inscrites dans le règlement intérieur, elle doit respecter les formalités prévues à l’article L1321-5 du Code du travail, notamment la consultation des représentants du personnel.

Qui est responsable de la rédaction ?

La rédaction des notes d’information est généralement confiée à la direction ou aux ressources humaines. Toutefois, elle peut être élaborée en collaboration avec le CSE ou les responsables de services spécifiques, en fonction du contenu. Dans les grandes structures, un responsable de la communication interne peut être chargé de cette mission afin de s’assurer que les messages soient clairs et homogènes.

Il est à noter que les réseaux sociaux doivent être évités pour la diffusion de ces notes, car ils ne garantissent pas le respect de la confidentialité. La note d’information doit rester dans le cadre interne de l’entreprise pour éviter une diffusion non contrôlée.